informations générales
En lien direct avec le responsable d'agence, vos missions seront:
-L' Assistance administrative des conseiller-e-s rénovation et chargé-e-s d'opération rattaché-e-s à l'agence de Cormontreuil et de Nancy
Sur l'activité maison individuelle:
- Gestion des agendas
- Accueil et réponses aux visiteurs et clients (téléphone, email)
- Mise en signature électronique et suivi de la signature des pièces de marché de travaux
- Vérification de la complétude des dossiers clients :
- Vérification du formalisme administratif des devis/factures
-Suivi et relances des entreprises, professionnels et maîtres d'ouvrage pour l'obtention des documents nécessaires à la bonne réalisation des prestations d'Oktave (devis, factures, etc.)
- Mise à jour des outils de suivi interne (Dropbox, GX, etc.)
-Assure le suivi des relances des prospects
Sur l'activité copropriété
- Gestion des réponses téléphoniques aux enquêtes sociales
- Gestion de la diffusion du recensement aux prêts collectifs (mise sous pli et envois postaux)
- Assistance des conseillers dans la préparation des dossiers (intégration des listes de présence notamment)
- Mise à jour des données GX / Suivi des fiches contacts, syndics, projets
Les missions complémentaires liées au postes:
En lien avec le responsable administratif et financier, assure le suivi des relances auprès des clients (1ères relances, mises en demeure, préparation des dossiers de contentieux),
- Organisation des événements internes à l'agence
- Organisation des déplacements au siège, en lien avec la responsable RH
- Peut assurer temporairement (absence, congés, surcroît d'activités, etc.) l'administration des ventes.
- Gestion des fournitures et suivi des prestations de ménage de l'agence
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office)
Méthodologie et rigueur
Réactivité
Polyvalence
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Sur l'activité maison individuelle:
- Gestion des agendas
- Accueil et réponses aux visiteurs et clients (téléphone, email)
- Mise en signature électronique et suivi de la signature des pièces de marché de travaux
- Vérification de la complétude des dossiers clients :
- Vérification du formalisme administratif des devis/factures
-Suivi et relances des entreprises, professionnels et maîtres d'ouvrage pour l'obtention des documents nécessaires à la bonne réalisation des prestations d'Oktave (devis, factures, etc.)
- Mise à jour des outils de suivi interne (Dropbox, GX, etc.)
-Assure le suivi des relances des prospects
Sur l'activité copropriété
- Gestion des réponses téléphoniques aux enquêtes sociales
- Gestion de la diffusion du recensement aux prêts collectifs (mise sous pli et envois postaux)
- Assistance des conseillers dans la préparation des dossiers (intégration des listes de présence notamment)
- Mise à jour des données GX / Suivi des fiches contacts, syndics, projets
Les missions complémentaires liées au postes:
En lien avec le responsable administratif et financier, assure le suivi des relances auprès des clients (1ères relances, mises en demeure, préparation des dossiers de contentieux),
- Organisation des événements internes à l'agence
- Organisation des déplacements au siège, en lien avec la responsable RH
- Peut assurer temporairement (absence, congés, surcroît d'activités, etc.) l'administration des ventes.
- Gestion des fournitures et suivi des prestations de ménage de l'agence
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office)
Méthodologie et rigueur
Réactivité
Polyvalence
