informations générales
Nanterre
Suivi et gestion administrative de la fédération :_______________________________________
- Gestion des achats de fournitures et d'alimentation, relations et suivis avec les fournisseurs ou prestataires
- Suivi des outils de gestion et démarches administratives liées aux ressources humaines
- Enregistrement, classement courriers/mails, aiguillage et/ou premier niveau de réponse selon les demandes
- Elaboration et suivi des cotisations fédérales
- Suivi et actualisation des démarches d'adhésion reconnaissance
- Appui à l'organisation des instances fédérales : AG et/ ou AGE, suivi des renouvellements de mandats, mise à jour les dossiers des membres de l'assemblée collégiale, préparation des documents demandés par la direction pour les différentes instances associatives (cercles)
- Interface administrative pour la mise en place des contrats de services civiques dans les centres sociaux
- Gestion de l'inventaire et suivi des prêts en lien avec l'intranet fédéral
- Alimente et met à jour un espace ressource pour les membres de l'Assemblée Collégiale
Mise en oeuvre et suivi des process liés à l'activité d'organisme de formation__________________
- Prise en main et utilisation du logiciel GALAXY pour toutes les démarches liées aux formations (inscriptions, suivi, convention, facturation, évaluations.)
- Contractualisation avec les formateurs et centres selon le protocole de la fédération
- Actualisation des tableaux de suivis, de l'observatoire de la formation de la FCS92
- Prépare le Bilan pédagogique et financier avec la déléguée
Accueil des adhérents, des partenaires et gestion de la logistique____________________________
- Accueil physique (participation à l'installation des salles avant l'arrivée des participant.es et à l'accueil café), actualisation des documentations et l'affichage,
- Accueil téléphonique (répondre aux demandes des centres et transmettre l'information à l'équipe en charge du dossier),
- Suivi de l'entretien des locaux (veille hebdomadaire sur propreté des locaux, Veille aux besoins matériels de la femme de ménage, prise d'initiative pour entretien général des locaux, interpelle la déléguée sur des dysfonctionnements éventuels -prise de rdv et suivi des techniciens)
Suivi de l'entretien et des contrats du matériel en lien avec les prestataires ( ordinateurs, photocopieuses, téléphone, etc..)
- Appui à l'organisation et participations aux manifestations départementales, régionales et nationales : accueil, suivi des inscriptions, rappels,
Appui au suivi financier de la fédération________________________________________________
- Facturation et suivi (formations, cotisations, note de frais, fournisseurs .), relances factures clients ,
- Préparation des règlements
- Liaison avec le cabinet comptable : scan et envoi des documents comptables (dépenses et recettes de l'association et relevé de comptes), suivi des sorties des immobilisations.
- Suivi des échéances des demandes de subvention, suivi des subventions notifiée et reçues,
- Saisie en ligne des dossiers de subventions,
- Suivi des versements et reversements aux centres de la CNAV en lien avec la chargée de mission CNAV
Appuie à la mission communication _________________________________________________
- En lien avec la personne en charge de la communication, alimente les outils de communication (newsletter, programme de formation, site de la Fédération.) et réalise la bourse d'emploi.
- Gestion et mises à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes
Participation à la dynamique collective de l'équipe fédérale _______________________
- Participation et contribution aux réunions d'équipe, séminaires et outils collaboratifs
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- Suivi des outils de gestion et démarches administratives liées aux ressources humaines
- Enregistrement, classement courriers/mails, aiguillage et/ou premier niveau de réponse selon les demandes
- Elaboration et suivi des cotisations fédérales
- Suivi et actualisation des démarches d'adhésion reconnaissance
- Appui à l'organisation des instances fédérales : AG et/ ou AGE, suivi des renouvellements de mandats, mise à jour les dossiers des membres de l'assemblée collégiale, préparation des documents demandés par la direction pour les différentes instances associatives (cercles)
- Interface administrative pour la mise en place des contrats de services civiques dans les centres sociaux
- Gestion de l'inventaire et suivi des prêts en lien avec l'intranet fédéral
- Alimente et met à jour un espace ressource pour les membres de l'Assemblée Collégiale
Mise en oeuvre et suivi des process liés à l'activité d'organisme de formation__________________
- Prise en main et utilisation du logiciel GALAXY pour toutes les démarches liées aux formations (inscriptions, suivi, convention, facturation, évaluations.)
- Contractualisation avec les formateurs et centres selon le protocole de la fédération
- Actualisation des tableaux de suivis, de l'observatoire de la formation de la FCS92
- Prépare le Bilan pédagogique et financier avec la déléguée
Accueil des adhérents, des partenaires et gestion de la logistique____________________________
- Accueil physique (participation à l'installation des salles avant l'arrivée des participant.es et à l'accueil café), actualisation des documentations et l'affichage,
- Accueil téléphonique (répondre aux demandes des centres et transmettre l'information à l'équipe en charge du dossier),
- Suivi de l'entretien des locaux (veille hebdomadaire sur propreté des locaux, Veille aux besoins matériels de la femme de ménage, prise d'initiative pour entretien général des locaux, interpelle la déléguée sur des dysfonctionnements éventuels -prise de rdv et suivi des techniciens)
Suivi de l'entretien et des contrats du matériel en lien avec les prestataires ( ordinateurs, photocopieuses, téléphone, etc..)
- Appui à l'organisation et participations aux manifestations départementales, régionales et nationales : accueil, suivi des inscriptions, rappels,
Appui au suivi financier de la fédération________________________________________________
- Facturation et suivi (formations, cotisations, note de frais, fournisseurs .), relances factures clients ,
- Préparation des règlements
- Liaison avec le cabinet comptable : scan et envoi des documents comptables (dépenses et recettes de l'association et relevé de comptes), suivi des sorties des immobilisations.
- Suivi des échéances des demandes de subvention, suivi des subventions notifiée et reçues,
- Saisie en ligne des dossiers de subventions,
- Suivi des versements et reversements aux centres de la CNAV en lien avec la chargée de mission CNAV
Appuie à la mission communication _________________________________________________
- En lien avec la personne en charge de la communication, alimente les outils de communication (newsletter, programme de formation, site de la Fédération.) et réalise la bourse d'emploi.
- Gestion et mises à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes
Participation à la dynamique collective de l'équipe fédérale _______________________
- Participation et contribution aux réunions d'équipe, séminaires et outils collaboratifs
