Assistant administratif / Assistante administrative

En lien avec le coordinateur de la Plateforme Accueil Enfance (PAE), le Chargé de gestion recueille l'ensemble des besoins de placement par le biais des dossiers d'admission rédigés par les travailleurs sociaux et des demandes d'admissions au titre de l'accueil d'urgence pour la CRIP et de l'Aide Sociale à l'enfance (ASE).
Il contribue à la recherche de solutions adaptées auprès de l'ensemble du dispositif d'accueil sarthois en répondant au mieux au projet d'orientation des mineurs confiés au service de l'ASE.

Il participe à la préparation et au déroulement des commissions départementales dédiées à l'orientation des mineurs confiés à l'ASE. Il assure le suivi administratif des demandes d'accueil : enregistrement, recherche de disponibilité et proposition aux lieux d'accueil en lien avec la coordinatrice PAE, suivi du dossier.

Le chargé de gestion est en lien avec l'ensemble des professionnels concourant à la protection de l'enfance en Sarthe dans le cadre des projets d'orientation des mineurs confiés à l'ASE.
Il assure la gestion des différents outils de suivi mis en place : tableaux de bord, tableaux transversaux, outils métier (SOLIS et GPDA) et contribue ainsi à l'élaboration du rapport d'activité du service. Il élabore et met à jour en lien avec le coordinateur, les procédures techniques et de fonctionnement. Il intervient en remplacement du coordinateur de la Plateforme et rend compte de son activité au chef du service.

Les dossiers sont répartis sur les deux chargés de gestion selon une sectorisation calquée sur celle de l'ASE.

Les missions sont susceptibles d'évolution en fonction des réorganisations et modifications réglementaires.

Activités principales
Organisation et planification de réunions
Production de données statistiques
Recherche d'informations
Rédaction de comptes-rendus
Suivi de tableaux de bord
Suivi et aide technique aux utilisateurs
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion des relations avec les partenaires externes (fournisseurs, associations, sous-traitant...)
Recherche de solutions
Coordination des partenaires de l'aide sociale à l'enfance

Compétences attendues

Savoirs:
Connaissance de l'ensemble des dispositifs de l'action sociale
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance du statut des assistants familiaux
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Analyser des informations professionnelles
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités
Respecter les procédures
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
suivre les actions, vérifier l'efficacité des interventions
Travailler en coopération avec d'autres partenaires
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Utiliser un ou des logiciels métiers



Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Prendre du recul par rapport aux situations
Se montrer disponible

Diplômes et niveaux d'expérience requis
Diplôme 1 Baccalauréat
Expérience 1 expérience de 1 à 3 ans

Caractéristiques particulières
Pics d'activité
Bureau partagé
Permanences