Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recherchons un ou une assistant(e) administratif (ve) pour rejoindre notre agence d'architecture à partir de mi décembre 2024 en contrat à durée déterminée (CDD) à mi temps pour 5 mois. Possibilité de télétravail en fonction de l'autonomie dans un second temps.

Sous la responsabilité du gérant architecte expert, vous serez en charge de la gestion du secrétariat et de l'assistance administrative.
L'équipe, composée de 3 à 5 architectes selon les périodes (rendu de concours d'architecture ou suivi de chantiers de construction). Nous sommes spécialisés dans la conception de bâtiments publics, en particulier dans les projets de réhabilitation et de création de bâtiments culturels et sportifs, tels que des conservatoires ou centres culturels.
Vous aurez pour missions principales :
- Traitement administratif : gestion des dossiers, secrétariat, rédaction de documents et lettres, préparation des dossiers de candidature à des concours d'architecture.
- Gestion des agendas et des réunions : organisation des rendez-vous avec les donneurs d'ordre (principalement des collectivités territoriales, parfois des clients privés), organisation des réunions en visio.
- Suivi de dossiers : gestion des courriers, comptes rendus de chantiers, suivi de plannings et tableaux de bord.
- Gestion des déplacements : réservation de transports (train, voiture de location) pour les membres de l'équipe.
- Gestion des mails et du courrier : traitement de la boîte fonctionnelle et du courrier quotidien.
- Accueil téléphonique : gestion des échanges avec les entreprises partenaires et les prestataires.
- Communication interne : transmission des informations importantes à l'équipe.
- Support comptable : aide à la saisie des données comptables (en collaboration avec l'expert-comptable).
- Marketing digital : mise à jour du site internet de l'agence et de notre compte Instagram (choix des photos, rédaction de textes courts de présentation des projets, deux fois par semaine).

Profil recherché :
- Formation Bac Gestion Administration ou Bac Technologique STMG, BTS en secrétariat, gestion et comptabilité, ou DUT.
- Expérience professionnelle de 1 à 3 ans dans un poste administratif, idéalement au sein d'un cabinet d'architecture.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), des outils de collaboration (Dropbox, Google Drive), et des outils de visioconférence (Teams, Zoom).
- Des connaissances en InDesign et MS Project sont un plus.
- Aisance relationnelle, bonne gestion du téléphone et des priorités, capacité à travailler de manière organisée et autonome.
- Maîtrise parfaite de l'expression orale et écrite, rigueur, réactivité et écoute.