Assistant administratif / Assistante administrative

L'Assistant(e) administratif(ve) sera en charge des missions suivantes :

- Relais Administratif et RH au niveau régional :

- Assiste le/ la Directeur(trice) région dans ses tâches quotidiennes ;
- Gère les visites médicales pour les collaborateurs Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Prépare et gère les déplacements des salariés en France et à l'étranger ;
- Collecte des données nécessaires à la préparation des paies (timesheet, notes de frais, suivi des absences.) ;
- Établit les documents administratifs et autres (CV sous format GISMIC, comptes-rendus de réunion.) ;
- Gère le planning web des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes (tous collaborateurs confondus) ;
- Collecte et vérifie les documents nécessaires à la facturation client ;
- Élabore mensuellement un récapitulatif de facturation ;
- Réalise l'ouverture et le suivi des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Répond aux besoins administratifs du siège ;
- Suit les commandes : devis, bons de livraison, paiements, etc. ;
- Gère les accès site des salariés intervenants sur la région Bourgogne-Rhône-Alpes ;
- Gère le stock des fournitures de bureau et commandes matériel ;
- Gère l'accueil téléphonique (client, fournisseurs, salariés, siège.).

- Relais Qualité :

- Suit des documents établis selon liste des documents applicables AQ 101 GISMIC ;
- Collecte ou réclame les rapports mensuels du mois écoulé ;
- Assure une surveillance à 100% des rapports émis ;
- Établit une liste des fournisseurs pour faire le traitement par le/ la Directeur(trice) ;
- Fait respecter le délai de diffusion des rapports < 7 jours ;
- Respecte selon trame habituelle les éléments permettant l'ouverture des affaires coté AT et INSPECTION/ CND ;
- Suit les habilitations et procédures spécifiques (TOTAL/ FRAMATOME.) ;
- Récupère des attestations de formation (échafaudages, extincteur.) et transmet au RRH ;
- Assure la communication entre les responsables RH et Qualité, ainsi que l'Animateur qualité.

Profil recherché :

- À minima diplôme niveau Bac+2 demandé ;
- Expérience souhaitée dans le domaine ;
- Connaissance des documents supports du groupe GISMIC et des procédures liées à la fonction.

Savoirs-être demandés :

- Expression orale et écrite ;
- Capacité relationnelle d'intégration et de travail en équipe ;
- Savoir rester discret et respecter les principes de confidentialité et d'impartialité en interne comme en externe ;
- Être organisé ;
- Capacité à gérer son stress.

Informations complémentaires concernant le poste :

- Contrat : CDI
- Base horaire : 35h
- Date de démarrage : ASAP
- Avantages : carte resto, CSE, aménagement temps de travail (semaine à 4 jours)
- Salaire : 25K€ (négociable selon expérience)