informations générales
Saint-Pol-de-Léon
Nous recherchons un(e) Chargé(e) d'accueil et d'assistance administrative.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, transporteurs, et autres interlocuteurs, en hiérarchisant leurs demandes. Vous réalisez également diverses tâches administratives, de gestion et d'organisation, tout en garantissant un service de qualité et en respectant les procédures internes.
Vos missions :
1. Accueil physique et téléphonique :
o Accueillir et orienter les visiteurs.
o Filtrer et orienter les appels téléphoniques vers les interlocuteurs appropriés.
o Contrôler l'accès et la circulation des personnes dans les locaux.
o Renseigner les clients.
2. Assistance administrative :
o Rédiger et mettre en forme des courriers, devis et autres documents.
o Gérer les dossiers administratifs, y compris ceux liés à l'immatriculation des véhicules en lien avec
le bureau d'études.
o Assister le Responsable Réparation dans la préparation des devis et le suivi de la facturation.
o Actualiser les informations mises à la disposition du public.
o Tenir à jour le classement et l'archivage des documents.
3. Organisation et gestion :
o Planifier et organiser les déplacements professionnels des collaborateurs.
o Participer à l'organisation logistique des événements professionnels (réunions, séminaires).
4. Contrôle des pointages journaliers :
o Vérifier et contrôler quotidiennement les pointages des bureaux et de l'atelier.
o Signaler les anomalies aux services concernés.
Compétences requises :
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365 et utilisation d'un ERP).
- Compétences en accueil et gestion des priorités.
- Capacité à rédiger des documents administratifs avec rigueur et clarté.
- Bonne connaissance des processus administratifs liés à l'immatriculation et à la facturation.
- Bonne orthographe et capacite rédactionnelle
Savoir-être :
- Sens de l'accueil, relationnel et écoute active.
- Polyvalence et adaptabilité dans un environnement multitâche.
- Rigueur et organisation dans la gestion des tâches.
- Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec divers services.
RELATIONS DE TRAVAIL :
- Hiérarchie : reporte au responsable administratif ou au Directeur Général.
- Interactions internes : collaboration avec la Direction de la Production, le Responsable des achats, les
responsables d'atelier, le service commercial, le bureau d'études et les équipes RH.
- Interactions externes : contact direct avec les clients, fournisseurs, transporteurs et prestataires.
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Vos missions :
1. Accueil physique et téléphonique :
o Accueillir et orienter les visiteurs.
o Filtrer et orienter les appels téléphoniques vers les interlocuteurs appropriés.
o Contrôler l'accès et la circulation des personnes dans les locaux.
o Renseigner les clients.
2. Assistance administrative :
o Rédiger et mettre en forme des courriers, devis et autres documents.
o Gérer les dossiers administratifs, y compris ceux liés à l'immatriculation des véhicules en lien avec
le bureau d'études.
o Assister le Responsable Réparation dans la préparation des devis et le suivi de la facturation.
o Actualiser les informations mises à la disposition du public.
o Tenir à jour le classement et l'archivage des documents.
3. Organisation et gestion :
o Planifier et organiser les déplacements professionnels des collaborateurs.
o Participer à l'organisation logistique des événements professionnels (réunions, séminaires).
4. Contrôle des pointages journaliers :
o Vérifier et contrôler quotidiennement les pointages des bureaux et de l'atelier.
o Signaler les anomalies aux services concernés.
Compétences requises :
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365 et utilisation d'un ERP).
- Compétences en accueil et gestion des priorités.
- Capacité à rédiger des documents administratifs avec rigueur et clarté.
- Bonne connaissance des processus administratifs liés à l'immatriculation et à la facturation.
- Bonne orthographe et capacite rédactionnelle
Savoir-être :
- Sens de l'accueil, relationnel et écoute active.
- Polyvalence et adaptabilité dans un environnement multitâche.
- Rigueur et organisation dans la gestion des tâches.
- Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec divers services.
RELATIONS DE TRAVAIL :
- Hiérarchie : reporte au responsable administratif ou au Directeur Général.
- Interactions internes : collaboration avec la Direction de la Production, le Responsable des achats, les
responsables d'atelier, le service commercial, le bureau d'études et les équipes RH.
- Interactions externes : contact direct avec les clients, fournisseurs, transporteurs et prestataires.
