informations générales
Compiègne
L'Université de technologie de Compiègne recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) au département génie informatique (GI). Le département GI assure des enseignements en formation d'ingénieur et formation à la recherche (master et doctorat). Il abrite les laboratoires LMAC et Heudiasyc.
Lieu de travail
Compiègne
Type de contrat et dates prévisionnelles de recrutement
Contrat à durée déterminée - pourvoi immédiat jusqu'au 31/12/2024
Mission
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative pour le département GI
Activités principales
I - Secrétariat / communication
- Accueillir, informer, orienter les différents publics (étudiants, enseignants, vacataires, visiteurs) et répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, ou par courriel
- Prendre en charge la gestion administrative et en assurer le suivi.
- Apporter un soutien au fonctionnement du service administratif et financier
- Veiller à l'approvisionnement des fournitures
- Saisir et mettre à jour des tableaux de bord
- Contribuer au classement et à l'archivage de dossiers
II - Gestion financière
- Établir les demandes d'achat / bons de commande après avoir obtenu les devis, s'assurer du service fait, recueillir les pièces justificatives à transmettre au service compétent
- Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais
- Assurer l'interface avec les services/directions de l'UTC (DAF, Agence comptable, DFP.), et avec les partenaires externes dans le contexte des missions.
III - Gestion des immobilisations
- Assurer le rôle de référent auprès de la direction des affaires financières (DAF)
- Assurer le suivi des immobilisations. .
Compétences
Connaissances
- Connaissance générale des logiciels de gestion financière et budgétaire publique (SIFAC) ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée)
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Bonne expression orale et rédactionnelle
Compétences opérationnelles
- Tenir compte des besoins et contraintes du service
- Savoir rédiger des courriers simples, des comptes rendus de réunions
- Être synthétique
- Travailler en équipe
- Utiliser avec aisance les outils bureautiques (tableur et traitement de texte, notamment) et les outils financiers (SIFAC ou expérience SAP).
Compétences comportementales
- Rigueur / fiabilité
- Sens de l'organisation
- Sens de la confidentialité
- Sens relationnel
- Adaptabilité.
Diplôme, formation et habilitation
- Diplôme : baccalauréat ou niveau BTS
- Domaine de formation : gestion administrative.
Environnement et contexte de travail
La personne recrutée est placée sous la responsabilité de la directrice du département. Elle est l'interlocutrice privilégiée des personnels permanents et non-permanents.
Elle travaille en coopération régulière avec l'ensemble des services de l'établissement (direction formation et pédagogie, direction des affaires financières, direction des systèmes d'information.) et des interlocuteurs externes. Une mobilité sur les différents sites de l'UTC est à prévoir.
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Compiègne
Type de contrat et dates prévisionnelles de recrutement
Contrat à durée déterminée - pourvoi immédiat jusqu'au 31/12/2024
Mission
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative pour le département GI
Activités principales
I - Secrétariat / communication
- Accueillir, informer, orienter les différents publics (étudiants, enseignants, vacataires, visiteurs) et répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, ou par courriel
- Prendre en charge la gestion administrative et en assurer le suivi.
- Apporter un soutien au fonctionnement du service administratif et financier
- Veiller à l'approvisionnement des fournitures
- Saisir et mettre à jour des tableaux de bord
- Contribuer au classement et à l'archivage de dossiers
II - Gestion financière
- Établir les demandes d'achat / bons de commande après avoir obtenu les devis, s'assurer du service fait, recueillir les pièces justificatives à transmettre au service compétent
- Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais
- Assurer l'interface avec les services/directions de l'UTC (DAF, Agence comptable, DFP.), et avec les partenaires externes dans le contexte des missions.
III - Gestion des immobilisations
- Assurer le rôle de référent auprès de la direction des affaires financières (DAF)
- Assurer le suivi des immobilisations. .
Compétences
Connaissances
- Connaissance générale des logiciels de gestion financière et budgétaire publique (SIFAC) ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée)
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Bonne expression orale et rédactionnelle
Compétences opérationnelles
- Tenir compte des besoins et contraintes du service
- Savoir rédiger des courriers simples, des comptes rendus de réunions
- Être synthétique
- Travailler en équipe
- Utiliser avec aisance les outils bureautiques (tableur et traitement de texte, notamment) et les outils financiers (SIFAC ou expérience SAP).
Compétences comportementales
- Rigueur / fiabilité
- Sens de l'organisation
- Sens de la confidentialité
- Sens relationnel
- Adaptabilité.
Diplôme, formation et habilitation
- Diplôme : baccalauréat ou niveau BTS
- Domaine de formation : gestion administrative.
Environnement et contexte de travail
La personne recrutée est placée sous la responsabilité de la directrice du département. Elle est l'interlocutrice privilégiée des personnels permanents et non-permanents.
Elle travaille en coopération régulière avec l'ensemble des services de l'établissement (direction formation et pédagogie, direction des affaires financières, direction des systèmes d'information.) et des interlocuteurs externes. Une mobilité sur les différents sites de l'UTC est à prévoir.
