Assistant administratif / Assistante administrative

Organisme de formation et de conseil recrute pour son bureau de SAINTES un(e) assistante administrative / Assistant administratif.
En relation avec toute l'équipe, vous veillez à réaliser le traitement administratif des prestations (accompagnement/formation)
- Accueil téléphonique (clientèle, partenaires) : prise de RDV sur les agendas des conseillers, réponses directes aux questions, aiguillage des appels
- Accueil physique des porteurs de projet
- Rangement et organisation de l'accueil
- Travail général de secrétariat :
o Traitement du courrier (entrant/sortant, poster le courrier.)
o Traitement des emails
o Classement et archivage numérique des dossiers
o Maintenance générale (local, outils informatique, copieurs.)
o Inventaire des outils informatique
o Frappe de documents divers
- Gestion des agendas des collaborateurs
- Gestion des prestations : Préparation des dossiers clients pour les RDV des chargés d'affaires, contrôle du contenu des dossiers clients et vérification que toutes les pièces administratives sont présentes (quotidiennement), mise à jour de nos tableaux de suivi
- Réalise l'administration et le suivi des formations
o suivi des procédures d'inscription EDOF/CPF,
o tenu des tableaux d'inscription à nos actions de formations,
o réalisation des plannings personnalisés, relance des inscrits, coordination des salles et des dossiers de formations,
o suivi des stagiaires (signatures feuilles d'émargement, attestations d'assiduité, attestations de fin de stage, dossiers complets.),
- Facturation des prestations et des formations, suivi des créances et relance mensuelle
- Travail avec le service comptable (préparation et transmission des pièces comptables)
- Rend compte et travaille en directe avec la direction