Assistant administratif / Assistante administrative

Le service de protection maternelle et infantile (PMI) est un service départemental, placé sous l'autorité du président du Conseil départemental et chargé d'organiser des actions de prévention et de promotion de la santé pour les femmes enceintes et les enfants de moins de 6 ans. Il participe en lien avec d'autres services de pôle à la mission de protection de l'enfance.
Il assure la surveillance et le contrôle des établissements d'accueil du jeune enfant ainsi que l'agrément des assistants maternels et familiaux.
Pour la réalisation de ces missions, le service est doté d'environ 100 professionnels médicaux, paramédicaux ainsi que des agents administratifs.

CDD de 3 mois à pourvoir de suite.

Vos missions :
- Secrétariat de la formation des assistants maternels :
- Constituer, convoquer et suivre les groupes de formation 1er module et 2e module
- Gérer la partie financière sur le logiciel Astre - établir les bons de commandes des marchés, le mandatement des factures et le suivi des paiements
- Coordonner les organismes prestataires de formation (réunion de bilan, travail d'outils)
- Coordonner l'unité agrément des assistants maternels,
- Traiter les retraits d'agrément et les non-renouvellements pour refus de formation
- Traiter les dispenses de formation (travail d'outils et courriers nécessaires)
- Etablir les statistiques de cette activité.

- Exécution budgétaire :
- Etablir les bons de commandes, mandater les factures et suivre les paiements

- Secrétariat des réunions d'information relatives à l'agrément des assistants familiaux :
- Organiser les réunions d'information - assurer la logistique pour la mise en œuvre de ces réunions (inscriptions, planning, organisation de la salle, PowerPoint, statistiques, participation au bilan annuel avec les animateurs)

- Site Vendée-enfance :
- Suivre le volet administratif du site « Vendée-enfance.fr » : approbation, conseils et aide à la saisie par téléphone aux assistants maternels, actualiser les données en ligne et insérer de nouveaux articles

Missions annexes :
- Secrétariat de la mission Maison d'Assistants Maternels (MAM) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Apporter des informations aux porteurs de projets
- Organiser les réunions d'information MAM - assurer la logistique pour la mise en œuvre de ces réunions (inscriptions, planning, organisation de la salle, PowerPoint, statistiques, participation au bilan annuel avec les animateurs)
- Gérer les tâches administratives générées par la mission MAM,
- Suivre les dossiers en instance auprès des référentes mode d'accueil,
- Coordonner le secrétariat des agréments dans la gestion des demandes d'agrément des assistants maternels exerçant en MAM

- Saisie des certificats de santé du 9ème mois, 20ème mois, intégration des déclarations de grossesse et des avis de naissance

- Renfort des autres cellules administratives si besoin (suppléance)

Profil souhaité (en termes d'expérience, de formation, de compétences principales) :
- Titulaire d'un diplôme de niveau BEP/BAC secrétariat
- Expérience significative sur un poste similaire appréciée
- Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et des techniques de secrétariat
- La connaissance de IODAS et d'ASTRE GF serait un atout
- Connaissances des collectivités territoriales et de leur fonctionnement

Qualités essentielles requises :
- Qualités rédactionnelles
- Discrétion
- Sens du travail en équipe
- Autonomie
- Capacité d'adaptation et d'initiative
- Rigueur et sens de l'organisation

Conditions de travail :
- Lieu d'affectation : Pôle Gallieni à la Roche sur Yon
- Résidence administrative : LA ROCHE SUR YON
- Quotité de travail : 100%