informations générales
Parentis-en-Born
REALYS Environnement est un bureau d'études environnementales composé d'une équipe de 9 personnes. Le siège social est basé à Parentis-en-Born (40). Nous recherchons un assistant administratif H/F, dynamique et organisé(e), afin de rejoindre notre équipe.
Missions :
Gestion administrative et organisationnelle
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires
- Préparation des devis et organisation des appels d'offre
- Elaboration et suivi des tableaux de bord pour optimiser le suivi du plan de charge des cogérants
- Mise à jour des plannings : nettoyage des véhicules, disponibilité des véhicules et de la salle de réunion
- Préparation des réunions internes et externes (élaboration de présentations PowerPoint, organisation logistique, team building, etc.)
- Gestion des achats
- Suivi de l'entretien des véhicules, gestion des assurances et autres aspects mécaniques du parc automobile
Gestion financière et comptabilité
- Gestion des factures et suivi des frais, avec transmission des éléments nécessaires au comptable
- Suivi et gestion de la comptabilité de l'entreprise, y compris la préparation des documents administratifs
- Relances clients pour le suivi des paiements
Gestion des projets
- Coordination des projets au sein des sociétés (gestion des locations, suivi des travaux, etc.)
Gestion de la documentation et des archives
- Gestion de la documentation légale et contractuelle : Assurer l'archivage et la mise à jour des documents légaux, contrats, et autres documents essentiels à la bonne gestion de l'entreprise
Gestion de la communication externe
- Création de contenu pour le site web et les réseaux sociaux : Développer du contenu pour la promotion de l'entreprise sur ses supports de communication (site web, réseaux sociaux, newsletters)
- Organisation des événements externes (conférences, séminaires, salons) et veille à la représentation de l'entreprise auprès des parties prenantes
Gestion des ressources humaines
- Recrutement et gestion des candidatures : Assister dans le processus de recrutement, de la réception des candidatures à la gestion des entretiens et de l'intégration des nouveaux stagiaires/collaborateurs
- Formation et développement des employés : Organiser les sessions de formation interne ou externe pour le développement des compétences des employés, et suivre les demandes de formations
- Suivi des absences et congés : Gérer les plannings de congés et d'absences, et s'assurer du respect des procédures internes
- Gestion administrative des stagiaires : accueil, rémunération, parcours d'intégration
Compétences : - Maîtrise des outils bureautiques dont le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, .)
- Techniques de secrétariat et d'organisation
Qualités requises : - Faire preuve d'autonomie, - Organiser son travail selon les priorités et les objectifs, - Rigueur, - Discrétion / Confidentialité
Contrat : CDD 12 mois avec une évolution possible du contrat. Durée : Temps partiel : 3 jours par semaine : Mardi, jeudi, vendredi
Merci de postuler en complétant la lettre de motivation et joindre votre CV puis Pour nous découvrir, nous nous rencontrerons dans le cadre d'un ou plusieurs entretiens.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions :
Gestion administrative et organisationnelle
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires
- Préparation des devis et organisation des appels d'offre
- Elaboration et suivi des tableaux de bord pour optimiser le suivi du plan de charge des cogérants
- Mise à jour des plannings : nettoyage des véhicules, disponibilité des véhicules et de la salle de réunion
- Préparation des réunions internes et externes (élaboration de présentations PowerPoint, organisation logistique, team building, etc.)
- Gestion des achats
- Suivi de l'entretien des véhicules, gestion des assurances et autres aspects mécaniques du parc automobile
Gestion financière et comptabilité
- Gestion des factures et suivi des frais, avec transmission des éléments nécessaires au comptable
- Suivi et gestion de la comptabilité de l'entreprise, y compris la préparation des documents administratifs
- Relances clients pour le suivi des paiements
Gestion des projets
- Coordination des projets au sein des sociétés (gestion des locations, suivi des travaux, etc.)
Gestion de la documentation et des archives
- Gestion de la documentation légale et contractuelle : Assurer l'archivage et la mise à jour des documents légaux, contrats, et autres documents essentiels à la bonne gestion de l'entreprise
Gestion de la communication externe
- Création de contenu pour le site web et les réseaux sociaux : Développer du contenu pour la promotion de l'entreprise sur ses supports de communication (site web, réseaux sociaux, newsletters)
- Organisation des événements externes (conférences, séminaires, salons) et veille à la représentation de l'entreprise auprès des parties prenantes
Gestion des ressources humaines
- Recrutement et gestion des candidatures : Assister dans le processus de recrutement, de la réception des candidatures à la gestion des entretiens et de l'intégration des nouveaux stagiaires/collaborateurs
- Formation et développement des employés : Organiser les sessions de formation interne ou externe pour le développement des compétences des employés, et suivre les demandes de formations
- Suivi des absences et congés : Gérer les plannings de congés et d'absences, et s'assurer du respect des procédures internes
- Gestion administrative des stagiaires : accueil, rémunération, parcours d'intégration
Compétences : - Maîtrise des outils bureautiques dont le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, .)
- Techniques de secrétariat et d'organisation
Qualités requises : - Faire preuve d'autonomie, - Organiser son travail selon les priorités et les objectifs, - Rigueur, - Discrétion / Confidentialité
Contrat : CDD 12 mois avec une évolution possible du contrat. Durée : Temps partiel : 3 jours par semaine : Mardi, jeudi, vendredi
Merci de postuler en complétant la lettre de motivation et joindre votre CV puis Pour nous découvrir, nous nous rencontrerons dans le cadre d'un ou plusieurs entretiens.
