Assistant administratif / Assistante administrative

Entreprise :
Au sein d'EXACT BAT à Mitry-Mory (77290), entreprise spécialisée dans les travaux de bâtiment pour les marchés publics et privés, vous aurez pour mission la gestion administrative et le suivi des dossiers de chantier.

Type de contrat :
CDI - Temps plein (35h et +/semaine)
Horaires à définir entre 9h et 18h, du lundi au vendredi

Rattachement hiérarchique :
Directement rattachée au Directeur d'exploitation
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Missions principales :
Suivi administratif et gestion quotidienne
- Accueil téléphonique et gestion du courrier
- Gestion, tri et réponse aux e-mails
- Classement, archivage, gestion documentaire (papier & numérique)
- Suivi des dossiers clients et fournisseurs
- Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus
Suivi administratif des chantiers
- Préparation des documents techniques et administratifs
- Suivi des documents de chantier (planning, contrats, DOE, PV de réception)
- Interface avec les maîtres d'œuvre, architectes et donneurs d'ordres
Devis & facturation
- Saisie et envoi des devis
- Édition, envoi et suivi des factures
- Relances clients en cas d'impayés
Ressources Humaines
- Élaboration et envoi des contrats de travail
- Rédaction et envoi des courriers aux salariés (ex : avertissements, rappels, notifications)
- DPAE, suivi des congés et absences
- Mise à jour des éléments variables dans un tableau de suivi et transmission au comptable
Comptabilité (appui)
- Préparation des pièces comptables (factures, justificatifs, relevés) pour l'expert-comptable
- Suivi des règlements clients et fournisseurs
Appels d'offres (marchés publics)
- Veille sur les plateformes de marchés publics (ex : BOAMP, Marchés Online, Maximilien)
- Constitution des dossiers administratifs (DC1, DC2, attestations, références, etc.)
- Dépôt des offres via les plateformes dématérialisées
- Utilisation de CHORUS Pro pour la facturation électronique
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Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Aisance avec les plateformes en ligne (dématérialisation, CHORUS, AO)
- Bonne expression écrite et orale
- Rigueur, organisation, discrétion et réactivité
- Connaissance des marchés publics et de CHORUS vivement souhaitée
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Profil souhaité :
- Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) de gestion, Assistant(e) manager ou équivalent)
- Expérience d'au moins 1 an dans un poste similaire
- Expérience dans une entreprise du bâtiment ou liée aux marchés publics est un plus