Assistant administratif / Assistante administrative

FICHE DE POSTE

Situé au cœur de Paris, dans le quartier du Marais, le Musée national Picasso-Paris est un incontournable des grands musées parisiens.
La collection du Musée national Picasso-Paris, issue de la dation des héritiers de Picasso, est exceptionnelle. Représentative de l'ensemble du parcours de Pablo Picasso, composée d'œuvres majeures issues des ateliers de l'artiste qui les a conservées jusqu'à sa mort, et de l'ensemble de ses archives (plus de 200 000 pièces), elle forme un portrait fidèle et intime d'un des artistes les plus emblématiques de l'art moderne. Cette collection -considérée comme la plus importante au monde- est installée dans un hôtel particulier d'exception datant du XVIIe siècle, comme nichée au cœur historique de la culture française (L'hôtel Salé).
Chaque année, le Musée Picasso présente un accrochage des collections riche et sensible, offrant un regard inédit sur l'œuvre de Picasso, ainsi qu'une programmation d'expositions temporaires et d'arts performatifs plus contemporaine dont les artistes ou les thèmes montrent la postérité large et ouverte de Picasso.
L'année 2024 est marquée en mars par l'ouverture d'un grand accrochage des collections au sein du musée, par l'établissement en cours d'un nouveau PSC (Projet Culturel et Scientifique) et d'un COP 2024-2027 et par l'ouverture d'ici la fin de l'année du Centre d'Etudes Picasso.


Intitulé du poste :
Assistant administratif / assistante administrative Catégorie statutaire : contrat parcours emploi compétence


Localisation administrative et géographique - Affectation :
Musée national Picasso-Paris
18 rue de la Perle
75003 Par

Missions et activités principales :

Au sein de la direction scientifique et des collections du musée national Picasso-Paris, sous l'autorité hiérarchique du chef du département de la médiation et en lien avec les deux chargées de médiation, le (la) candidate retenu(e) aura pour missions principales :


1. Suivi administratif des activités du prestataire de médiation (visites-conférences)
- La vérification hebdomadaire des plannings, des informations relatives aux visites-conférences transmises par le prestataire en charge de cette activité
- Transmission au prestataire des tableaux de réservations des visites à distance et des visites organisées dans le cadre de nos partenariats
- Suivi de l'affectation des conférenciers
- Interface entre la cellule de réservation groupes et le prestataire de médiation
- Commande de conférenciers pour les différents départements du musée
- Vérification des relevés de prestation
- Suivi statistique des activités du département


2. Gestion administrative et logistique des activités du département
- Demande de devis, édition de bons de commande, suivi de facturation pour les différents prestataires du département
- Réception des commandes de matériel de l'atelier et rangement
- Gestion des demandes d'accès dans le cadre des différentes activités du département (intervention de prestataires, partenariats, etc.)
- Élaboration et suivi : à compléter ?
- Rédaction de comptes-rendus de réunions

3. Information et accueil
- Elaboration de la newsletter destinée aux enseignants, en lien avec la chargée de médiation
- Gestion des boîtes mails « accessibilité » et « scolaire »
- Accueil ponctuel lors de certains projets ou manifestations organisés par le département de la médiation
Compétences techniques :

- Bonne expression orale
- Sens de la relation aux usagers
- Capacité à travailler dans le respect des procédures et de la hiérarchie
- Maîtrise des outils informatiques
- Aisance rédactionnelle


Savoir-être (compétences comportementales)

- Excellent sens du contact
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Capacité à travailler en équipe, goût du travail collectif
- Ponctualité

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Disponibilité ponctuelle certains week-end et en soirée.