informations générales
Épinal
Un prestataire spécialisé dans l'animation et l'encadrement des enfants à destination des hôtels, restaurants et grands magasins recherche un(e) assistant administratif (h/f).
Télétravail : à moyen terme, ouverture d'un bureau avec possibilité de travailler en mode hybride (télétravail/bureau)
LES MISSIONS
En tant qu'assistant(e) administratif(ve), vous serez responsable de diverses tâches administratives pour soutenir l'équipe.
Vos missions incluront, sans s'y limiter :
Gestion des commandes fournisseurs :
- Commander le matériel d'animation selon les bons de commande validés par les clients.
- Procéder aux paiements des commandes par virements bancaires.
- Suivre le bon acheminement des commandes jusqu'aux livraisons chez les clients.
- Récupérer pour la fin de chaque mois les factures auprès des fournisseurs.
- Tenir l'inventaire des matériels et équipements.
- Préparer en fin de mois les rapports de dépenses.
- Assister dans la gestion du budget.
Assistance dans les ressources humaines :
- Aider au processus de recrutement (tri des CV, prise de rendez-vous).
- Veiller à la bonne tenue des dossiers du personnel (pièce d'identité, diplômes, etc.) dans notre plateforme RH.
- Émission des contrats de travail des animateurs via la procédure automatisée existante.
- Envoi des contrats en signature électronique et suivi/relance auprès des animateurs.
- Participer à l'intégration des nouveaux employés.
Gestion des dossiers et des procédures :
- Contribuer à l'élaboration de nouvelles procédures administratives.
- Proposer des solutions pour optimiser le fonctionnement administratif actuel.
- Maintenir à jour les bases de données des fichiers numériques.
- Archiver les documents selon les procédures en place.
Rédaction et traitement de documents :
- Rédiger, mettre en forme et relire des documents (rapports, lettres, présentations).
- Préparer des comptes rendus de réunions.
- Gérer la correspondance (envoi et réception de lettres, courriels).
Support aux équipes :
- Aider les membres de l'équipe dans leurs tâches administratives.
- Coordonner des projets ou des événements internes.
- Fournir un soutien logistique pour les déplacements professionnels.
Et toutes autres tâches administratives en lien avec l'activité de la société.
LES CONDITIONS
- Temps partiel : Environ 15 à 20 heures par semaine (discutable)
- Date de début : horizon mars 2025
PROCESSUS DE RECRUTEMENT :
- Présélection des candidatures par le biais d'entretiens par France Travail
- Examen des candidatures retenues par le recruteur : entretien téléphonique + physique
Pour postuler : veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireTélétravail : à moyen terme, ouverture d'un bureau avec possibilité de travailler en mode hybride (télétravail/bureau)
LES MISSIONS
En tant qu'assistant(e) administratif(ve), vous serez responsable de diverses tâches administratives pour soutenir l'équipe.
Vos missions incluront, sans s'y limiter :
Gestion des commandes fournisseurs :
- Commander le matériel d'animation selon les bons de commande validés par les clients.
- Procéder aux paiements des commandes par virements bancaires.
- Suivre le bon acheminement des commandes jusqu'aux livraisons chez les clients.
- Récupérer pour la fin de chaque mois les factures auprès des fournisseurs.
- Tenir l'inventaire des matériels et équipements.
- Préparer en fin de mois les rapports de dépenses.
- Assister dans la gestion du budget.
Assistance dans les ressources humaines :
- Aider au processus de recrutement (tri des CV, prise de rendez-vous).
- Veiller à la bonne tenue des dossiers du personnel (pièce d'identité, diplômes, etc.) dans notre plateforme RH.
- Émission des contrats de travail des animateurs via la procédure automatisée existante.
- Envoi des contrats en signature électronique et suivi/relance auprès des animateurs.
- Participer à l'intégration des nouveaux employés.
Gestion des dossiers et des procédures :
- Contribuer à l'élaboration de nouvelles procédures administratives.
- Proposer des solutions pour optimiser le fonctionnement administratif actuel.
- Maintenir à jour les bases de données des fichiers numériques.
- Archiver les documents selon les procédures en place.
Rédaction et traitement de documents :
- Rédiger, mettre en forme et relire des documents (rapports, lettres, présentations).
- Préparer des comptes rendus de réunions.
- Gérer la correspondance (envoi et réception de lettres, courriels).
Support aux équipes :
- Aider les membres de l'équipe dans leurs tâches administratives.
- Coordonner des projets ou des événements internes.
- Fournir un soutien logistique pour les déplacements professionnels.
Et toutes autres tâches administratives en lien avec l'activité de la société.
LES CONDITIONS
- Temps partiel : Environ 15 à 20 heures par semaine (discutable)
- Date de début : horizon mars 2025
PROCESSUS DE RECRUTEMENT :
- Présélection des candidatures par le biais d'entretiens par France Travail
- Examen des candidatures retenues par le recruteur : entretien téléphonique + physique
Pour postuler : veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation.
