informations générales
Bordeaux
Pour accompagner la mise en œuvre pratique des missions régaliennes de l'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, soutenir l'action des conseillers et des collaborateurs de l'Ordre au quotidien, apporter un service aux architectes et participer à la protection du titre d'architecte.
L'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, recherche un(e) :
Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) du Tableau
Vos missions seront :
La gestion du Tableau de l'Ordre
- Accueil physique et téléphonique des futurs inscrits
- Constitution des dossiers d'inscription architectes et sociétés (réception et contrôle des pièces justificatives obligatoires, demande de pièces complémentaires)
- Traitement des demandes de radiation, de transfert, de modification
- Traitement des prestations de services des architectes étrangers,
- Validation des décisions entérinées lors du Conseil, (Procès-verbaux et courriers)
- Gestion de la boite mail du Tableau
La gestion et le contrôle des assurances
- Contrôle annuel des assurances des architectes (tout mode d'exercice) et sociétés (première quinzaine du mois d'avril),
- Suivi des relances assurances,
- Traitement des décisions prises en conseil et bureau,
- Désignation des architectes gestionnaires et envoi des dossiers,
- Contrôle et suivi des assurances après chaque conseil,
Assurer le secrétariat de l'Ordre
- Accueil physique et téléphonique en binôme avec l'autre assistante administrative
- Classement et archivage
- Rédaction de courriers et compte-rendu, prises de notes
- Mise à jour de la « To-do-list »
La gestion et la maintenance des locaux (siège et pôles)
- Gestion des contrats des locaux (assurances, ménage, fournisseurs.)
- Maintenance des locaux
- Demande de devis d'entretien/réparation
- Gestion des demandes des modules concernant le bâtiment.
Etre référent du Pôle de Pau
- Soutien aux élus du Pôle dans l'organisation d'évènements ou de réunions (inscriptions, visio, comptes-rendus, courriers.)
- Suivi logistique des évènements et réunions organisés par les élus du Pôle (intendance, cadeaux de remerciements pour intervenants.)
Le soutien aux actions de communication et d'évènements
- Participation à l'organisation d'évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d'Architecture en Mouvement, After-archi.)
Process Binôme :
Intervient en soutien sur les missions de l'autre assistante administrative en cas d'absence.
Profil recherché :
Savoir-faire :
- Connaitre et maitrise l'informatique (Pack Microsoft) et internet
- Être en mesure d'accueillir du public et des architectes, les fournisseurs, planifier les rendez-vous.
- Savoir rédiger et mettre en forme des courriers
- Capacité à suivre des procédures
- Savoir contrôler des travaux réalisés
- Savoir respecter des délais
- Savoir chercher une information dans un contrat et pouvoir le négocier
Savoirs transverses :
- Accueil et écoute du public
- Collaboration en équipe
- Outils bureautique
- Analyser les demandes
Savoir être :
- Méthodologie et rigueur
- Adaptabilité
- Autonomie
- Réactivité
- Polyvalence
- Sens de la diplomatie,
- Sens de l'organisation
- Avoir le sens de l'écoute et de la communication,
Niveau de formation :
- Bac secrétariat ou équivalent
Expérience exigée :
- Idéalement une expérience de 3 à 5 ans sur le même type de poste ou équivalent
Poste basé au siège de l'Ordre à Bordeaux (avenue Thiers)
Rémunération : de 1850,00 € brut à 2150,00 € brut selon profil et convention collective + 13ème mois mensualisé
Début du contrat : début septembre
Lettre de motivation et CV à adresser à : Mme Virginie Gravière, Présidente du Conseil régional de l'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine au 308 avenue Thiers 33100 Bordeaux ou par mail (idéalement) à : ordre.na@architectes.org et p.delabigne.ordre@architectes.org
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, recherche un(e) :
Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) du Tableau
Vos missions seront :
La gestion du Tableau de l'Ordre
- Accueil physique et téléphonique des futurs inscrits
- Constitution des dossiers d'inscription architectes et sociétés (réception et contrôle des pièces justificatives obligatoires, demande de pièces complémentaires)
- Traitement des demandes de radiation, de transfert, de modification
- Traitement des prestations de services des architectes étrangers,
- Validation des décisions entérinées lors du Conseil, (Procès-verbaux et courriers)
- Gestion de la boite mail du Tableau
La gestion et le contrôle des assurances
- Contrôle annuel des assurances des architectes (tout mode d'exercice) et sociétés (première quinzaine du mois d'avril),
- Suivi des relances assurances,
- Traitement des décisions prises en conseil et bureau,
- Désignation des architectes gestionnaires et envoi des dossiers,
- Contrôle et suivi des assurances après chaque conseil,
Assurer le secrétariat de l'Ordre
- Accueil physique et téléphonique en binôme avec l'autre assistante administrative
- Classement et archivage
- Rédaction de courriers et compte-rendu, prises de notes
- Mise à jour de la « To-do-list »
La gestion et la maintenance des locaux (siège et pôles)
- Gestion des contrats des locaux (assurances, ménage, fournisseurs.)
- Maintenance des locaux
- Demande de devis d'entretien/réparation
- Gestion des demandes des modules concernant le bâtiment.
Etre référent du Pôle de Pau
- Soutien aux élus du Pôle dans l'organisation d'évènements ou de réunions (inscriptions, visio, comptes-rendus, courriers.)
- Suivi logistique des évènements et réunions organisés par les élus du Pôle (intendance, cadeaux de remerciements pour intervenants.)
Le soutien aux actions de communication et d'évènements
- Participation à l'organisation d'évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d'Architecture en Mouvement, After-archi.)
Process Binôme :
Intervient en soutien sur les missions de l'autre assistante administrative en cas d'absence.
Profil recherché :
Savoir-faire :
- Connaitre et maitrise l'informatique (Pack Microsoft) et internet
- Être en mesure d'accueillir du public et des architectes, les fournisseurs, planifier les rendez-vous.
- Savoir rédiger et mettre en forme des courriers
- Capacité à suivre des procédures
- Savoir contrôler des travaux réalisés
- Savoir respecter des délais
- Savoir chercher une information dans un contrat et pouvoir le négocier
Savoirs transverses :
- Accueil et écoute du public
- Collaboration en équipe
- Outils bureautique
- Analyser les demandes
Savoir être :
- Méthodologie et rigueur
- Adaptabilité
- Autonomie
- Réactivité
- Polyvalence
- Sens de la diplomatie,
- Sens de l'organisation
- Avoir le sens de l'écoute et de la communication,
Niveau de formation :
- Bac secrétariat ou équivalent
Expérience exigée :
- Idéalement une expérience de 3 à 5 ans sur le même type de poste ou équivalent
Poste basé au siège de l'Ordre à Bordeaux (avenue Thiers)
Rémunération : de 1850,00 € brut à 2150,00 € brut selon profil et convention collective + 13ème mois mensualisé
Début du contrat : début septembre
Lettre de motivation et CV à adresser à : Mme Virginie Gravière, Présidente du Conseil régional de l'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine au 308 avenue Thiers 33100 Bordeaux ou par mail (idéalement) à : ordre.na@architectes.org et p.delabigne.ordre@architectes.org
