informations générales
Toulouse
Sous la responsabilité de la directrice d'unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein des résidences universitaires des Rives de la Garonne. L'agent H/F exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. L'agent H/F travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion. Intégré à une équipe administrative, l'agent H/F peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement et au sein du site.
Vos principales tâches :
- Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers
- Gère le courrier, gérer les réservations
- Assure la gestion locative des logements : contrôle les dossiers, suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service du logement
- Traite les états des lieux d'entrée et de sortie, assure la remise et la restitution des clés
- Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestation de résidence, quittances.)
- Prépare les documents demandés par la CAF et les organismes partenaires (Action logement, Visale)
- Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF
- Encaisse les redevances et autres prestations
- Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, travail en lien avec le régisseur
- Accompagne le régisseur sur les relances des débiteurs et la préparation les dossiers contentieux
- Assure le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion, veille au respect du règlement intérieur par les résidents
- Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations extérieurs.
Accueil et animation de la vie étudiante :
- Organise et assure la qualité de l'accueil
- Veille au bien-être et facilite la vie des résidents, gère les situations d'urgence
- Alerte l'équipe de direction sur les situations particulières rencontrées au sein des résidences
- Collabore avec le service animation.
Profil du candidat et contraintes du poste. Compétences opérationnelles :
- Maîtrise de Word et Excel
- Gestion de l'accueil des groupes
- Très bon niveau d'anglais parlé et écrit demandé, troisième langue parlée souhaitée,
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des missions des Crous.
Compétences comportementales :
- Sens du service public, autonomie
- Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
- Sens du relationnel, sens du dialogue et savoir rendre compte, qualités d'analyse et de prise d'initiative, rigueur, organisation et réactivité.
Conditions particulières :
- Horaires décalés, contraintes liées au logement pour nécessité de service
L'agent h/f sera recruté à compter du mois d'octobre 2024 pour travailler au sein du pôle hébergement « Le rives de la Garonne ». Poste susceptible d'être logé.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos principales tâches :
- Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers
- Gère le courrier, gérer les réservations
- Assure la gestion locative des logements : contrôle les dossiers, suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service du logement
- Traite les états des lieux d'entrée et de sortie, assure la remise et la restitution des clés
- Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestation de résidence, quittances.)
- Prépare les documents demandés par la CAF et les organismes partenaires (Action logement, Visale)
- Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF
- Encaisse les redevances et autres prestations
- Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, travail en lien avec le régisseur
- Accompagne le régisseur sur les relances des débiteurs et la préparation les dossiers contentieux
- Assure le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion, veille au respect du règlement intérieur par les résidents
- Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations extérieurs.
Accueil et animation de la vie étudiante :
- Organise et assure la qualité de l'accueil
- Veille au bien-être et facilite la vie des résidents, gère les situations d'urgence
- Alerte l'équipe de direction sur les situations particulières rencontrées au sein des résidences
- Collabore avec le service animation.
Profil du candidat et contraintes du poste. Compétences opérationnelles :
- Maîtrise de Word et Excel
- Gestion de l'accueil des groupes
- Très bon niveau d'anglais parlé et écrit demandé, troisième langue parlée souhaitée,
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des missions des Crous.
Compétences comportementales :
- Sens du service public, autonomie
- Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
- Sens du relationnel, sens du dialogue et savoir rendre compte, qualités d'analyse et de prise d'initiative, rigueur, organisation et réactivité.
Conditions particulières :
- Horaires décalés, contraintes liées au logement pour nécessité de service
L'agent h/f sera recruté à compter du mois d'octobre 2024 pour travailler au sein du pôle hébergement « Le rives de la Garonne ». Poste susceptible d'être logé.
