Assistant administratif / Assistante administrative

SECRETARIAT ADMINISTRATIF
- Assurer l'accueil téléphonique des Services Techniques
- Rédiger les avis CU-PC-DP et les arrêtés de permission de voirie et d'alignement
- Rédiger tous les courriers de la direction
- Gérer et suivre les demandes et les réponses de DT-DICT en collaboration avec le directeur
- Utiliser les logiciels bureautiques et métiers
- Echanger avec l'ensemble des concessionnaires de réseau
- Enregistrer et suivre les réclamations des usagers et des riverains des voies communautaires
- Faire établir des devis et assurer le suivi des commandes de fournitures après aval du Directeur des Services Techniques
- Suivre les procédures des marchés publics et aider à la rédaction administrative
- Assurer la gestion des réservations / locations des chapiteaux (plannings, conventions...)

MISE A JOUR DU PATRIMOINE
- Mettre à jour le patrimoine voirie, des Ouvrages d'Art, des bâtiments et du GR de Pays à travers des outils adaptés, en lien permanent avec le Directeur des Services Techniques
- Intégrer tous les travaux dans le SIG
- Intégrer les relevés de données effectués au moyen de la tablette ST
- Renseigner, mettre à jour, et saisir au quotidien les données de travaux en régie dans le logiciel ST
- Assurer le suivi administratif et faire le lien entre le prestataire et la DDT dans le cadre des dépôts des DLE
- Faire le suivi administratif et analytique des opérations de travaux
- Suivi des VGP des engins en lien avec le chef d'équipe et le Directeur des Services Techniques

CONTROLE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS : TRAVAUX REGIE OU ENTREPRISES
- Contrôler les pièces relatives à l'exécution des chantiers
- Etablir des bilans, rapports et comptes rendus réguliers et adaptés au suivi des chantiers si besoin
- Contrôler la conformité des documents administratifs
- Renseigner les dispositifs d'évaluation et de contrôle de la qualité des services rendus

ACTIVTES TRANSVERSES
- Accompagner le Directeur des Services Techniques dans la mise en œuvre de la veille juridique dans tous les domaines liés à l'activité du service

CONNAISSANCES NECESSAIRES et SAVOIR-FAIRE
- Fonctionnement et rôle des collectivités et établissements publics
- Instances, processus et circuits de décision de la collectivité
- Connaissances dans les domaines techniques et réglementaires en matière de bâtiment, voirie, urbanisme, développement durable
- Notion de définition du Domaine Public Routier
- Régime juridique du domaine public et les procédures y étant relatives
- Procédures DT-DICT et réforme anti-endommagement des réseaux
- SIG routier et cadastre
- Maîtrise des outils bureautique
- Bonne adaptation aux logiciels métiers

APTITUDES et SAVOIR-ETRE
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Rigueur, sens de l'organisation, autonomie
- Réactivité, sens des priorités
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Capacité d'écoute, adaptation, diplomatie, disponibilité
- Qualités relationnelles
- Savoir rendre compte des ses activités
- Esprit d'initiative, force de proposition
- Capacités rédactionnelles : rapports d'activités, compte-rendus, outil de communication