Assistant administratif / Assistante administrative

Depuis notre antenne de Saint-Étienne, la CFDT Auvergne-Rhône-Alpes travaille à apporter des réponses concrètes aux salarié.es de la région. En tant qu'assistant.e administratif.ve, vous contribuez à ce processus, en fournissant une aide précieuse pour assurer la fluidité des missions de l'équipe.
Vos principales missions seront les suivantes :
Cadre de la mission 1 :
- Accueillir, orienter, renseigner les travailleurs et les militants
- Accueil physique et téléphonique, gestion du standard, traitement des mails et du courrier
- Répondre aux demandes qui relève de la mission d'accueil (gestion des agendas, réservation des salles, transmission d'information.) et/ou orienter les personnes selon leur demande (prise de rendez-vous, mise en relation interne ou externe.)
- Préoccupation quant à l'environnement et aux conditions d'accueil (rangement du matériel, configuration des salles, gestion des affichages et revues, accueil café/viennoiserie.)
Cadre de la mission 2 :
- Gestion administrative de dossiers revendicatifs ou support
- Gestion de l'information entrante et sortante, transmission et classement, préparation et/ou mise en forme de mail et de support de présentations.
- Aide à la production ou mise en forme de documents (convention, projets, bilans.), transmission, classement, mobilisation et compilation d'éléments pour faciliter leur exploitation ou leur communication.
- Gestion administrative de base de données (mandatés, organismes, justificatifs.). Appui logistique (distanciel ou présentiel) ou administratif (programmation, aménagement des salles, accueil), pour les activités récurrentes (journées à thème, formation, réunion.) ou exceptionnelles (projet, évènements, services aux syndicats.).
Cadre de la mission 3 :
- Participer à la préparation du calendrier, du catalogue, et à la mise à jour des documents administratifs (feuille d'émargement, liste de participants, attestations, chevalets, note de frais).
- Programmer et suivre la communication autour de l'offre de formation, anticiper et préparer les relances auprès des syndicats, et proposer des modalités ou support de communication exceptionnels.
- Organiser des sessions de formation dans le respect des procédures et en relation avec les responsables (Lancement, relance, collecte des inscriptions et conventions, convocation, suivi dans le logiciel GFOSYEL, édition des documents, préparer les boites à outils pour la formation, anticiper et gérer la salle, la restauration, l'hébergement. et l'accueil des formateurs et de stagiaires, récupérer le dossier administratif dont la feuille d'émargement, établir l'ordre de facturation et gérer les notes de frais des formateurs et/ou des stagiaires).
- Faire les bilans trimestriels et de fin d'année en compilant les éléments de reporting.
- Gestion de l'information entrante et sortante, transmission et classement, préparation et/ou mise en forme de mail et de support de présentations.
- Aide à la production ou mise en forme de documents (convention, projets, bilans.), transmission, classement.
- Gestion administrative de base de données (mandatés, organismes, justificatifs.).
- Appui logistique ou administratif (programmation, aménagement des salles, accueil), pour les activités récurrentes (journées à thème, formation, réunion.) ou exceptionnelles (projet, évènements, services aux syndicats.).
Qualifications
BTS Assistant de direction ou similaire / + de 3 années d'expériences réussies en assistance de direction
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 semaines
Rémunération : 24 000,00€ à 29 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
Horaires :
- Du lundi au vendredi
- Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel