informations générales
Rochelle
Rattaché au Directeur du développement et de la Maitrise d'Ouvrage, vous assurez le suivi administratif des activités liées à votre domaine technique. Vous faites partie d'une équipe de 11 personnes et venez renforcer un pôle assistanat de 2 personnes
La Direction Développement et Maitrise d'ouvrage a, pour mission, la réalisation des opérations de construction neuve, de réhabilitation.
Vos missions :
Le développement, en collaboration avec le développeur foncier
- Renseigner les différents tableaux de bord,
- Gérer et préparer les comités avec les éléments communiqué par le développeur,
- Préparer les RDV développement (Catalogue des 28 communes)
- Consultation des dossier d'urbanisme, préparation des dossiers fonciers.
Le secrétariat de la direction,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs en interne,
- Réaliser, actualiser, et diffuser des documents supports (note, courrier, organigramme, planning etc) et informations,
- Organiser les réunions : convocation, présentation PPT, ordre du jour, compte-rendu.,
- Classer et archiver les documents liés à son activité (GED ou papier)
- Participer activement à la GED Construction et Patrimoine, et assurer sa bonne exécution.
- Assurer la tenue des outils administratifs du service
La maitrise d'ouvrage, en collaboration étroite avec les chargés d'opérations :
- Assurer le suivi administratif des différentes étapes des opérations (consultation, courrier, lettre de commande, ordre de service, enregistrement permis, traitement PV réception .)
- Collaborer avec le service juridique (transmission fiche navette, enregistrements avenants.)
- Gérer des appels concernant les opérations en l'absence du chargé d'opération (locataires, entreprises, architectes.)
- Assurer le classement en fin d'opération et à l'archivage des dossiers d'opérations
- Suivre et relancer l'arrivée des demandes d'acompte des intervenants (situations, décomptes et factures)
- Traiter les factures après validation des responsables des dossiers et vérifier le budget sur le logiciel de gestion de l'Office (Portallimo ) et l'outil de dématérialisation de la facture (Workflow)
- Participer à fluidifier le traitement des factures en relation avec les services comptabilité, juridique et informatique
- Vous renseignez les différents tableaux de bord (suivi avenants, marché.)
Qui êtes-vous ?
Vous faites preuve d'une bonne aisance rédactionnelle et relationnelle.
Vous êtes organisé, vous êtes réactif et avez un sens aigu de la qualité de service.
Votre curiosité, votre discrétion et votre esprit de synthèse seront autant d'atouts pour réussir.
Vous
- maîtrisez l'outil informatique (office 365)
- avez un bon niveau d'orthographe,
- savez gérer de multiples dossiers et sujets,
- gérez des échéances et obligations
Vous justifiez d'une formation BAC +2 assistant de direction/ de gestion et de 2 ans d'expérience dans le domaine.
Alors n'attendez plus, le poste est fait pour vous !
Nous n'attendons que vous !
Le recrutement et l'intégration des nouveaux embauchés sont pour nous des moments privilégiés.
A votre arrivée vous disposerez d'un espace de travail adapté et complet.
Vous suivrez un parcours d'intégration afin de mieux appréhender nos métiers et notre organisation.
Quand ? Comment ?
Le poste est à pourvoir à compter du 02/09/2024 en CDD temps plein- temps - 38.75 heures par semaine du lundi au vendredi.
Contrat porté par le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale. Statut de contractuel de la Fonction Publique Territoriale.
Convention collective des OPH : classification technicien II .1
Poste basé à La Rochelle, y a pire non ?!
Le + de l'OPH de La Rochelle :
carte et/ou tickets restaurant valeur faciale 8.50€ (60% pris en charge par l'employeur) - Mutuelle d'entreprise- Parking gratuit - garage à vélos - salle de restauration conviviale etc.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLa Direction Développement et Maitrise d'ouvrage a, pour mission, la réalisation des opérations de construction neuve, de réhabilitation.
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Le développement, en collaboration avec le développeur foncier
- Renseigner les différents tableaux de bord,
- Gérer et préparer les comités avec les éléments communiqué par le développeur,
- Préparer les RDV développement (Catalogue des 28 communes)
- Consultation des dossier d'urbanisme, préparation des dossiers fonciers.
Le secrétariat de la direction,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs en interne,
- Réaliser, actualiser, et diffuser des documents supports (note, courrier, organigramme, planning etc) et informations,
- Organiser les réunions : convocation, présentation PPT, ordre du jour, compte-rendu.,
- Classer et archiver les documents liés à son activité (GED ou papier)
- Participer activement à la GED Construction et Patrimoine, et assurer sa bonne exécution.
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La maitrise d'ouvrage, en collaboration étroite avec les chargés d'opérations :
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- Assurer le classement en fin d'opération et à l'archivage des dossiers d'opérations
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Vous
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