informations générales
Wissous
FONCTIONS
Les attributions essentielles sont les suivantes :
- saisie des devis de la société dans le logiciel Multidevis, enregistrement des propositions, notes techniques, factures, courriers,
- établir les factures à partir de Multidevis et les déposer sur Zendoc (logiciel d'archivage),
- éditer chaque vendredi pour la direction l'état des commandes traitées et acceptée à partir de Multidevis,
- répartir les mails entrants et traitement de ceux liés à la fonction,
- transmettre les communications téléphoniques et leur enregistrement, comprenant nom des sociétés ou particuliers ainsi que leurs coordonnées téléphoniques, objet de l'appel (devis, lieu de l'opération, précisions sur rapport, numéro de dossier, nom de l'ingénieur concerné, etc.),
- enregistrement des courriers entrants et sortants, ainsi que certaines tâches administratives (dossier d'appel d'offre),
- élaboration des dossiers administratifs d'appel d'offre,
- assister au suivi des créances clients (éditer l'état des factures impayées à partir du logiciel ZEN DOC) établir les relances et mettre à jour Zendoc en conséquence,
- relier, numériser les rapports et les adresser par mail et courrier postal,
- effectuer l'archivage numérique des rapports et des factures dans Zendoc,
- effectuer les envois postaux,
- assurer l'accueil des visiteurs,
- pour les réunions (peu fréquentes) accueillir les participant et leur proposer des boissons,
- veiller aux commandes des fournitures de bureaux et consommables du service administratif,
Cette liste de tâches n'est pas exhaustive et pourra être modifiée ou complétée, en fonction des besoins ou impératifs ultérieurs de l'Entreprise.
DUREE DU TRAVAIL, HORAIRES
horaires de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Ces horaires pourront être modifiés en fonction de l'organisation de l'entreprise et des nécessités du service. La réalisation d'heures supplémentaires à la demande préalable de la Direction sera rémunérée selon les conditions légales en vigueur. Fermeture de la société une semaine durant la trêve des confiseurs.
SPECIFICITE
Une expérience dans le secteur d'activité du B-T.P. constituera un élément positif.
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- saisie des devis de la société dans le logiciel Multidevis, enregistrement des propositions, notes techniques, factures, courriers,
- établir les factures à partir de Multidevis et les déposer sur Zendoc (logiciel d'archivage),
- éditer chaque vendredi pour la direction l'état des commandes traitées et acceptée à partir de Multidevis,
- répartir les mails entrants et traitement de ceux liés à la fonction,
- transmettre les communications téléphoniques et leur enregistrement, comprenant nom des sociétés ou particuliers ainsi que leurs coordonnées téléphoniques, objet de l'appel (devis, lieu de l'opération, précisions sur rapport, numéro de dossier, nom de l'ingénieur concerné, etc.),
- enregistrement des courriers entrants et sortants, ainsi que certaines tâches administratives (dossier d'appel d'offre),
- élaboration des dossiers administratifs d'appel d'offre,
- assister au suivi des créances clients (éditer l'état des factures impayées à partir du logiciel ZEN DOC) établir les relances et mettre à jour Zendoc en conséquence,
- relier, numériser les rapports et les adresser par mail et courrier postal,
- effectuer l'archivage numérique des rapports et des factures dans Zendoc,
- effectuer les envois postaux,
- assurer l'accueil des visiteurs,
- pour les réunions (peu fréquentes) accueillir les participant et leur proposer des boissons,
- veiller aux commandes des fournitures de bureaux et consommables du service administratif,
Cette liste de tâches n'est pas exhaustive et pourra être modifiée ou complétée, en fonction des besoins ou impératifs ultérieurs de l'Entreprise.
DUREE DU TRAVAIL, HORAIRES
horaires de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Ces horaires pourront être modifiés en fonction de l'organisation de l'entreprise et des nécessités du service. La réalisation d'heures supplémentaires à la demande préalable de la Direction sera rémunérée selon les conditions légales en vigueur. Fermeture de la société une semaine durant la trêve des confiseurs.
SPECIFICITE
Une expérience dans le secteur d'activité du B-T.P. constituera un élément positif.
