Assistant administratif/Assistante administrative de projet

L'A. Agence culturelle Nouvelle-Aquitaine est une organisation participant a l'interet general en region qui, a travers ses missions, est productrice de ressources, accompagnatrice de porteur-euse-s de projet et vectrice de cooperation. Elle est soutenue depuis 37 ans par le Ministère de la culture et la Region Nouvelle-Aquitaine. L'association developpe des savoir-faire reconnus que sont l'accompagnement, l'observation, la diffusion d'informations et de ressources et l'animation d'une instance régionale de dialogue social. Elle œuvre au benefice de l'ensemble des acteur-rice-s professionnel-le-s et des decideur-euse-s du monde culturel. Elle est animee par une equipe enthousiaste de 16 salarie-e-s a Poitiers, Limoges et Begles.
Le Pôle Accompagnement a pour vocation d'accompagner les acteur-rices artistiques et culturel-les de Nouvelle-Aquitaine à la structuration de leur activité et participe à absorber les évolutions du secteur. Il organise entre autres des temps forts comme le Forum Entreprendre dans la Culture.
POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE
Sous la responsabilité de la chargée de mission à la coordination du Forum et de la responsable de pôle, le ou la candidat-e vient en renfort de l'équipe du Pôle accompagnement pour :
-contribuer à la coordination de la 7è édition du Forum Entreprendre dans la culture en Nouvelle-Aquitaine
-contribuer à la bonne organisation des événements à destination des professionnel-les portés par l'équipe du Pôle
-travaille avec l'ensemble des salarié-es et au contact des partenaires extérieurs, prestataires et fournisseurs
DESCRIPTION DU POSTE, GRANDS AXES DE LA MISSION
Mise en œuvre administrative, technique et logistique :
-élaborer des outils de suivi partageables (fiche technique, tableau de suivi des intervenant-e-s, etc.)
-rechercher, prendre contact et suivre la relation avec les partenaires ou les prestataires concernés
-réaliser le suivi administratif (facturation, frais de mission, fiches de renseignements)
Accueil des participant-es :
-prendre en compte et anticiper la chaîne d'accueil du public en vue d'un bon déroulé des événements
-gérer les inscriptions
-élaborer des tableaux de suivi.
Accueil des intervenant-es :
-anticiper les étapes liées à la venue des intervenant-es, réaliser les feuilles de route adaptées et préparer leur accueil
-rédiger des textes à destination de la responsable du service communication (biographie des intervenants, mails, etc.)
Réaliser des bilans :
-établir des formulaires de satisfaction et les exploiter
-recueillir et analyser les données quantitatives et qualitatives
-les traduire dans un document diffusable
PROFIL RECHERCHÉ
-niveau Bac+2
-une expérience professionnelle significative dans le secteur culturel et notamment dans la coordination/production de projet est attendue.
SAVOIR-FAIRE ET SAVOIR ÊTRE
-bonne connaissance du secteur culturel et des institutions
-maîtrise de la méthodologie de projet
-maîtrise des outils informatiques
-organisé-e, autonome, dynamique, rigoureux-se et motivé-e
-aisance relationnelle et rédactionnelle
-sens de l'écoute, esprit d'équipe
CADRE CONTRACTUEL ET CONDITIONS DE TRAVAIL
CDD de 4 mois du 30 septembre 2024 au 21 février 2025 (remplacement absence pour congé maternité)
poste basé à Limoges
déplacements régionaux
rémunération selon la convention collective ECLAT, Groupe F, cœfficient 350 (2415,37 euros brut)
avantages : Prime de reconstitution de carrière, tickets restaurant, télétravail, œuvres sociales...
MODALITÉS DE CANDIDATURE
Merci d'adresser lettre de motivation et CV à Monsieur le Président de L'A. Agence culturelle Nouvelle-Aquitaine jusqu'au 25 aout 2024 inclus
Entretiens le jeudi 5 septembre 2024