Assistant administratif/Assistante administrative de projet

Le.a assistant.e de coopération internationale travaille sous la responsabilité de la responsable du Bureau d'Ingénierie de Projets (BIP). Elle/Il travaille en étroite collaboration avec les autres services de la DRI, sous la coordination de la direction.
La.e assistant.e est chargé.e de soutenir l'activité du BIP et d'assister la chargée de coopération internationale (responsable du service) dans les différentes activités liées à l'ingénierie de projets et de coopération internationale.


ACTIVITES PRINCIPALES :
Veille et Information/Communication
- Création de graphiques
- Diffusion d'informations via la liste de diffusion de l'Université et l'Intranet
- Valorisation des nouvelles conventions
- Veille sur les calendriers et relance auprès des porteurs de projets potentiels
- Mise à jour de données concernant les appels d'offres sur les pages web via le logiciel Ametys
- Organisation des réunions annuelles avec les chargés RI des composantes
- Contact avec les partenaires internationaux

Gestion des accords Erasmus+
- Impulsion de nouveaux accords
- Suivi de l'existant et mise en place de tableaux de bord
- Communication auprès des Chargés de Mission Relations Internationales et des Services des Relations Internationales dans les composantes
- Contact direct Erasmus+ et Erasmus Without Paper
- Gestion/ négociation des IIAs via la plateforme MoveOn en collaboration avec le.a référent.e MoveOn de l'établissement.

Coopération internationale et ingénierie de projets :
- Gestion des conventions, suivi des circuits de validation sur la plateforme dédiée
- Soutien à la responsable du Bureau d'Ingénierie de Projets pour l'aide au montage de projets
- Mise en place de tableaux de bord
- Bilans et réponses à enquêtes
- Intégration des données dans la base MoveOn
- Veille en l'absence de la Chargée de Coopération



- Participation à des réunions

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Compétences techniques
- Connaissance des systèmes universitaires européens
- Compétences en communication interculturelle et en coopération,
- Savoir établir des bilans d'actions, tableaux de bord, indicateurs de gestion
- Utilisation de l'anglais à un niveau permettant une communication libre dans un environnement académique

- Connaissances
- Connaissance ou intérêt pour les enjeux de l'ESR
- Connaissance de la recherche universitaire et de ses pratiques appréciées,
- Modes de fonctionnement des administrations publiques françaises et européennes
- Connaissance en matière de coopération internationale
- Connaissance du programme Erasmus+
- Excellente maîtrise de l'anglais et du français : niveau B2 requis.

- Savoir-faire :
- Capacité à développer et entretenir des réseaux de communication et des partenariats
- Capacité à formaliser et mettre en place des procédures.
- Capacité à travailler en équipe et de manière transversale.
- Capacité à travailler avec des contraintes de temps fortes.
- Savoir planifier les activités et les échéances, gérer et hiérarchiser les urgences.
- Sens de la diplomatie
- Savoir rendre compte à l'écrit comme à l'oral
- Avoir un sens de l'organisation et de la rigueur
- Posséder un sens du discernement et la capacité à s'adapter
- Compétences rédactionnelles en anglais (rapports, comptes-rendus, communications)

- Savoir être
- Excellente capacité à travailler en équipe
- Sens de la négociation et de la diplomatie
- Sens du reporting et de la documentation
- Proactivité et capacité à travailler de manière autonome.









NIVEAU D'ETUDES ET EXPERIENCE
Bac + 3
Expérience souhaitée dans des rôles similaires, de préférence dans le secteur universitaire


CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Le poste implique des déplacements occasionnels et ponctuels en France et dans le monde dans le cadre de ces missions.