Archiviste

DÉFINITION
Sous l'autorité du responsable du service Administration générale, l'archiviste est chargé de la mise en œuvre de la politique d'archivage papier et numérique. Assurant un rôle de facilitateur dans la transmission d'informations et pour la gestion documentaire de la collectivité, il peut également être amené à former et à accompagner les communes adhérentes dans leur politique d'archivage.

MISSIONS
1. Mettre en œuvre la politique d'archivage de la collectivité
- Proposer, puis décliner, les priorités concernant la gestion des archives papiers et numériques
- Encadrer et participer aux activités archivistiques des services : programmer les versements et participer à la prise en charge intellectuelle et physique (suivi des demandes, établissement des bordereaux, traitement archivistique, mise en magasin.)
- Superviser les opérations de classement, les versements et les éliminations ainsi que l'animation du réseau de référents archives mis en place dans les services producteurs
- Piloter la mise en place de la formation et sensibiliser les agents à l'archivage papier et numérique (gestion courante, archives intermédiaires, préparation des versements)
- Assurer les travaux de traitement archivistique des versements
- Mettre en place et administrer un système d'information archivistique
- Superviser l'accès aux fonds
- Construire la politique d'archivage électronique avec la responsable du service Informatique
- Conseiller les directions dans la gestion de leurs documents et données, évaluer l'intérêt des documents, déterminer les durées de conservation
- Être garant des conditions de conservation matérielle et du patrimoine « archive » de la collectivité et être en appui des services techniques lors d'aménagement de salle d'archives et de transfert

2. Accompagner les communes du territoire à l'archivage
- Mettre en place l'accompagnement à l'archivage et l'offre de services aux communes adhérentes et syndicats partenaires
- Réaliser les devis et la facturation des missions

3. Développer la communication en matière d'archivage
- Donner accès aux documents administratifs de la collectivité et répondre aux questions relatives à la réutilisation des informations publiques en tant que PRADA : réception et traitement des demandes, liaison avec la CADA
- Valoriser les fonds d'archives de la collectivité pour promouvoir son histoire et ses politiques publiques en proposant des actions de communication interne et externe en transversalité avec les services
- Travailler en réseau avec les Archives Départementales et autres partenaires institutionnels

4. Assurer la protection des données en lien avec la juriste et le DPO de la collectivité
- Assurer le suivi de l'application du règlement à la protection des données
- Répondre aux sollicitations du DPO qui peut être destinataire de demandes d'accès aux droits de la part des administrés
- Recenser et suivre les registres et les préconisations faites par le DPO inscrite sur le bilan et lors des points d'étapes
- Analyser et cartographier les risques
- Rédiger des procédures internes visant à gérer les traitements de données personnelles, les éventuelles demandes d'exercice de droits et violations
- Documenter la conformité de la collectivité
- Être l'interlocuteur unique des agents dans les services qui ont besoin d'un avis RGPD
- Informer et conseiller la collectivité et les agents en mettant en place des actions de sensibilisation interne

5. Coordonner la démarche Open Data

PROFIL
- Diplôme d'enseignement supérieur dans le secteur des archives et permis B

SAVOIRS
- Avoir des connaissances sur l'organisation administrative des collectivités territoriales
- Maitriser le cadre règlementaire et normatif des archives
- Maitriser les outils informatiques Microsoft Office