Agent / Agente de back-office

Depuis 1975, AUXIGA développe des solutions innovantes, simples et adaptées permettant aux entreprises de mobiliser leurs stocks afin de faciliter le financement de leur activité auprès d'établissements financiers partenaires.

Rôle
Au sein du Département Gestion, le Gestionnaire Back-Office est en charge d'assurer le traitement des opérations inhérentes aux dossiers clients dont les Gestionnaires de clientèle et Responsables de clientèle ont la responsabilité dans les meilleurs standards de qualité et de délai.

Le(la) Gestionnaire Back-Office exercera ses fonctions au sein du Centre de Gestion situé à Boulogne Billancourt (92) et sera placé(e) sous la responsabilité du Responsable Back-Office et Performance Opérationnelle.

1. Missions et tâches

Missions principales
Prise en charge des tâches opérationnelles des dossiers des Responsables Clientèle et Gestionnaires de Clientèle, à savoir notamment :
Prendre en charge les courriels et le courrier postal
Gérer l'archivage électronique et physique des documents quotidiennement (hors montages et remontages)
Gérer les tâches dans l'outil métier (cadenciers)
Traiter les rapports de contrôle des inventaires états déclaratifs des inventaires ainsi que les mouvements des Cartes Grises
Gérer les gestions de mouvements d'articles
Relancer les clients suite à la non-réception de documents (relance régulière/périodique)
Effectuer les consultations périodiques (ex : Infogreffe)
Assurer un reporting périodique d'activité (Indicateurs d'Activité)
Suivre les alertes (ex : Infogreffe)
Contrôler la complétude de la demande et la conformité des justificatifs reçus.
Participer aux tests issus des différentes évolutions
Participer aux projets visant à optimiser les processus, les traitements, les outils.
Entretenir des échanges productifs/ participer au maintien d'une relation collaborative avec les différents intervenants dans le processus
Coopérer activement et efficacement au déploiement du service
Participer à l'élaboration, rédaction et mise à jour des procédures et modes opératoires
Participer à l'intégration et à la formation des gestionnaires Back Office entrants en s'assurant de leur montée en compétences sur des sujets spécifiques convenus avec le Manager
Collaborer proactive avec les Responsables de clientèle et les Gestionnaires de clientèle en les alertant notamment sur les problématiques rencontrées dans le traitement des dossiers Clients dont ils ont la responsabilité
Communiquer directement avec les clients notamment pour les relancer en cas de besoin selon les procédures et modes opératoires en vigueur
Dans un contexte plus général, le Back-Office fait partie intégrante du Département des Opérations et à ce titre, vous pourrez être sollicité(e) pour venir en aide auprès d'autres Services du département

2. Connaissances et compétences requises
Connaissances et compétences opérationnelles
Aisance rédactionnelle
Notion en droit des sûretés
Technique contractuelle
Connaissance des techniques de base de relation et de contact avec la clientèle
Connaissances et compétences Outils

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Power Point)
Sharepoint, Onedrive
Savoir-être et Qualités personnelles :

Capacités relationnelles et Communication
Qualité d'écoute
Rigueur et sens de l'organisation
Gestion des priorités et de la charge de travail
Esprit d'initiative et esprit d'équipe
Savoir rendre compte de son activité
Adaptabilité

Profil
Titulaire d'un Bac +2

Avantages :
Prise en charge du transport quotidien
RTT

Horaires :
Du lundi au vendredi
Travail en journée