informations générales
Béthune
Mission 1 : L'accueil physique de l'usager :
- Assurer l'accueil physique de qualité de l'usager
- Renseigner les usagers ; répondre à leurs diverses demandes.
- Renseigner le registre de sécurité numérique.
- Intégrer les demandes des usagers dans le logiciel Espace Agents.
- Accueillir les rendez-vous de l'espace Citoyens et informer de leur arrivée.
- Renseigner les usagers sur les pièces nécessaires à fournir lors des différentes constitutions de dossiers
Mission 2 : Activités Espace Famille
- Accueillir et informer l'usager sur les diverses démarches administratives et inscriptions.
- Constituer, vérifier et enregistrer, dans le logiciel concerto, les dossiers : d'inscriptions scolaires maternelle et élémentaire ; de restauration scolaire ; des dérogations scolaires ; des inscriptions en accueil de loisirs périscolaire et extra-scolaire ; des diverses colonies de vacances ; de l'Ecole de dessin.
- Calculer et enregistrer les tarifs appliqués en fonction des situations.
- Gérer les dossiers et enregistrer dans le logiciel Concerto les dispositifs d'aides : bourse communale, pass mobilité et pass jeunes. Délivrance des pass.
- Remise et enregistrement des " bons des collèges ".
Mission 3 : Activités Espace Solidarités :
- Information générale de l'usager concernant le CCAS, les organismes sociaux, les associations caritatives.
- Remise de dossiers administratifs.
Mission 4 : Activités Vie locale : En cas d'absence de l'agent dédié :
- Renseignements à caractère général sur la mise à disposition des salles municipales aux usagers et associations.
- Enregistrement des demandes de location de salles municipales sur le logiciel Espace agents.
- Information à caractère général sur les événements sportifs, culturels, et sur les animations proposées par la Ville, la CABBALR et les Associations béthunoises.
Mission 5 : Activités France services
- Suivre les formations pour obtenir l'habilitation " Agent France Services ".
- Accueillir, informer et orienter le public.
- Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives auprès des administrations partenaires ou effectuer pour eux, sous réserve d'accord préalable, (ANTS ; Pôle Emploi ; DGFIP ; Carsat ; CAF .)
- Contacter les opérateurs partenaires via la messagerie sécurisée France Service Administration Plus.
- Assurer les reportings.
- Identifier des situations individuelles qui nécessitent d'être portées à la connaissance des opérateurs partenaires.
- Suivre les formations continues de France Services.
Mission 6 : Standard téléphonique/GRC :
- Prendre en charge les appels des usagers
- Comprendre la demande ; renseigner l'usager ou transmettre l'appel dans le service concerné ; diriger les usagers vers les autres institutions
- Optimiser le temps de prise en charge des appels
- En fonction de la demande, assurer l'enregistrement et sa traçabilité dans le logiciel Virtuose agents (prises de rdv téléphone ; demandes ou signalements)
- Connaître la localisation et les principales missions des administrations locales, régionales, départementales
- Connaître les activités des différents services et des agents de la mairie
Mission 7 : Activités GRC :
- Enregistrer les demandes des usagers reçues par courriers ou mails dans le logiciel Espace Agents
- Enregistrement des demandes spécifiques des usagers par téléphone, sur le logiciel Espace Agents.
Mission 8 : Affichage des arrêtés et décisions
Mission 9 : Participer aux permanences sans rendez-vous de Monsieur le Maire et des Elus
Mission 10 : Activités Etat-civil :
- Fixer les rendez-vous de dépôt de dossier et retrait CNI et passeports des usagers, les rdv Pacs, dans le logiciel Espace Agents.
- Renseigner les usagers, sur les pièces nécessaires à l'établissement des dossiers de demande de CNI, passeports, sur les conditions d'obtention des actes d'état-civil, inscriptions sur les listes électorales, recensement, pacs
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- Renseigner les usagers ; répondre à leurs diverses demandes.
- Renseigner le registre de sécurité numérique.
- Intégrer les demandes des usagers dans le logiciel Espace Agents.
- Accueillir les rendez-vous de l'espace Citoyens et informer de leur arrivée.
- Renseigner les usagers sur les pièces nécessaires à fournir lors des différentes constitutions de dossiers
Mission 2 : Activités Espace Famille
- Accueillir et informer l'usager sur les diverses démarches administratives et inscriptions.
- Constituer, vérifier et enregistrer, dans le logiciel concerto, les dossiers : d'inscriptions scolaires maternelle et élémentaire ; de restauration scolaire ; des dérogations scolaires ; des inscriptions en accueil de loisirs périscolaire et extra-scolaire ; des diverses colonies de vacances ; de l'Ecole de dessin.
- Calculer et enregistrer les tarifs appliqués en fonction des situations.
- Gérer les dossiers et enregistrer dans le logiciel Concerto les dispositifs d'aides : bourse communale, pass mobilité et pass jeunes. Délivrance des pass.
- Remise et enregistrement des " bons des collèges ".
Mission 3 : Activités Espace Solidarités :
- Information générale de l'usager concernant le CCAS, les organismes sociaux, les associations caritatives.
- Remise de dossiers administratifs.
Mission 4 : Activités Vie locale : En cas d'absence de l'agent dédié :
- Renseignements à caractère général sur la mise à disposition des salles municipales aux usagers et associations.
- Enregistrement des demandes de location de salles municipales sur le logiciel Espace agents.
- Information à caractère général sur les événements sportifs, culturels, et sur les animations proposées par la Ville, la CABBALR et les Associations béthunoises.
Mission 5 : Activités France services
- Suivre les formations pour obtenir l'habilitation " Agent France Services ".
- Accueillir, informer et orienter le public.
- Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives auprès des administrations partenaires ou effectuer pour eux, sous réserve d'accord préalable, (ANTS ; Pôle Emploi ; DGFIP ; Carsat ; CAF .)
- Contacter les opérateurs partenaires via la messagerie sécurisée France Service Administration Plus.
- Assurer les reportings.
- Identifier des situations individuelles qui nécessitent d'être portées à la connaissance des opérateurs partenaires.
- Suivre les formations continues de France Services.
Mission 6 : Standard téléphonique/GRC :
- Prendre en charge les appels des usagers
- Comprendre la demande ; renseigner l'usager ou transmettre l'appel dans le service concerné ; diriger les usagers vers les autres institutions
- Optimiser le temps de prise en charge des appels
- En fonction de la demande, assurer l'enregistrement et sa traçabilité dans le logiciel Virtuose agents (prises de rdv téléphone ; demandes ou signalements)
- Connaître la localisation et les principales missions des administrations locales, régionales, départementales
- Connaître les activités des différents services et des agents de la mairie
Mission 7 : Activités GRC :
- Enregistrer les demandes des usagers reçues par courriers ou mails dans le logiciel Espace Agents
- Enregistrement des demandes spécifiques des usagers par téléphone, sur le logiciel Espace Agents.
Mission 8 : Affichage des arrêtés et décisions
Mission 9 : Participer aux permanences sans rendez-vous de Monsieur le Maire et des Elus
Mission 10 : Activités Etat-civil :
- Fixer les rendez-vous de dépôt de dossier et retrait CNI et passeports des usagers, les rdv Pacs, dans le logiciel Espace Agents.
- Renseigner les usagers, sur les pièces nécessaires à l'établissement des dossiers de demande de CNI, passeports, sur les conditions d'obtention des actes d'état-civil, inscriptions sur les listes électorales, recensement, pacs
