informations générales
Bray-Dunes
Dans le cadre d'un remplacement congé maladie, la ville de Bray-Dunes recherche un(e) agent(e) d'accueil pour une durée de 3 mois, à compter du 1er décembre 2024
MISSIONS :
Sous la responsabilité de la cheffe du service Relations usagers, l'agent(e) d'accueil accueille, oriente et renseigne le public. Vous êtes un agent polyvalent en charge de l'accueil physique et téléphonique des usagers des services municipaux et du secrétariat.
ACTIVITES PRINCIPALES
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE:
- Accueillir et renseigner les usagers, sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner sur les services municipaux et les démarches administratives
CITOYENNETE :
- Délivrer des copies et des extraits d'actes d'état civil
- Gérer les demandes de recensement militaire
- Inscription sur les listes électorales
SECRETARIAT :
- Rédiger des documents administratifs : courriers, attestations.
- Délivrer des formulaires ou dossiers administratifs aux usagers
- Contrôler les pièces, transmettre les formulaires ou dossiers au service compétent
- Assurer la gestion du courrier
- Gérer les réservations des différentes salles de la commune
- Assurer l'affichage, le classement et l'archivage des différents dossiers
PREREQUIS
Bac secrétariat / gestion administrative - expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale
SAVOIRS :
- Connaître et respecter les procédures administratives
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel.)
- Savoir utiliser les logiciels de gestion administrative
SAVOIRS-FAIRE :
- Communication écrite et orale
- Techniques d'accueil
- Aptitude à gérer les situations d'urgence et les priorités
SAVOIRS- ÊTRE :
- Sens de l'accueil et du service public
- Discrétion professionnelle
- Sens de la diplomatie
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
- Rigueur et organisation
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Internes : responsable relations usagers, agents d'accueil, ensemble des élus et des agents de la collectivité
- Externes : usagers, visiteurs, partenaires et prestataires
DIFFICULTÉS TECHNIQUES, SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES :
- Contact avec le public
- Garant de l'image du service public
- Gestion simultanée de diverses tâches.
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Sous la responsabilité de la cheffe du service Relations usagers, l'agent(e) d'accueil accueille, oriente et renseigne le public. Vous êtes un agent polyvalent en charge de l'accueil physique et téléphonique des usagers des services municipaux et du secrétariat.
ACTIVITES PRINCIPALES
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE:
- Accueillir et renseigner les usagers, sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner sur les services municipaux et les démarches administratives
CITOYENNETE :
- Délivrer des copies et des extraits d'actes d'état civil
- Gérer les demandes de recensement militaire
- Inscription sur les listes électorales
SECRETARIAT :
- Rédiger des documents administratifs : courriers, attestations.
- Délivrer des formulaires ou dossiers administratifs aux usagers
- Contrôler les pièces, transmettre les formulaires ou dossiers au service compétent
- Assurer la gestion du courrier
- Gérer les réservations des différentes salles de la commune
- Assurer l'affichage, le classement et l'archivage des différents dossiers
PREREQUIS
Bac secrétariat / gestion administrative - expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale
SAVOIRS :
- Connaître et respecter les procédures administratives
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel.)
- Savoir utiliser les logiciels de gestion administrative
SAVOIRS-FAIRE :
- Communication écrite et orale
- Techniques d'accueil
- Aptitude à gérer les situations d'urgence et les priorités
SAVOIRS- ÊTRE :
- Sens de l'accueil et du service public
- Discrétion professionnelle
- Sens de la diplomatie
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
- Rigueur et organisation
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Internes : responsable relations usagers, agents d'accueil, ensemble des élus et des agents de la collectivité
- Externes : usagers, visiteurs, partenaires et prestataires
DIFFICULTÉS TECHNIQUES, SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES :
- Contact avec le public
- Garant de l'image du service public
- Gestion simultanée de diverses tâches.
