Agent / Agente d'accueil

Assurer une fonction d'accueil auprès de toutes les personnes s'adressant à l'association ATRIUM et de l'ensemble des résidents de la Résidence Habitat Jeune.
MISSIONS :
Ø Participer à l'organisation et à la vie d'un espace d'accueil
Ø Recevoir les demandes physiques ou téléphoniques, informer, renseigner, orienter efficacement
Ø Mettre à jour et contrôler les informations relatives à l'hébergement (réservations, entrées, sorties)
Ø Vendre et encaisser les différentes prestations de l'établissement
- Garantir un taux d'occupation optimum du FJT

POSTE
F:onction « Accueil »
Ø Assurer l'ouverture et le contrôle des espaces pour les et en permettre l'accès selon les procédures en place
Ø Traiter l'ensemble des demandes adressées à l'Accueil, les analyser et y répondre ou transmettre au service compétent.
Ø Distribuer le courrier aux résidents et différents services. Organiser le départ du courrier.
Ø Contrôler le SSI et appliquer les procédures en vigueur si déclenchement du système
Ø Repérer les dysfonctionnements et faire les demandes d'intervention techniques ou d'entretien
Ø Alerter le responsable ou la personne désignée de toute situation anormale qui concernerait la sécurité des personnes et des biens
Ø Traiter l'ensemble des demandes adressées à l'Accueil, les analyser et y répondre ou transmettre au service compétent.
Ø S'il y a lieu, prendre note des messages avec précision : destinataire, nom, société, motif
Ø Veiller au stock des plaquettes de communication ATRIUM et faire la commande si nécessaire
Ø Distribuer les clés pour l'accès des locaux aux personnes habilités, contrôler le planning des clés en fin de journée et gérer sur le champ les anomalies
Ø Communiquer à l'équipe éducative les constats de non-respect du règlement intérieur et des règles de vie collective et intervenir si nécessaire
Ø Assurer la saisie journalière des tableaux de bord statistiques (restaurant, nuitées éventuellement)
Fonction « logement » et « salle » :
Ø Enregistrer les demandes des passagers et ajistes, y compris groupes, ainsi que les demandes de réservation de salles
Ø Transmettre au service entretien les besoins en disponibilité des locaux (chambres, salle d'activité) pour nettoyage et remise en ordre si nécessaire et demander au service entretien les vérifications complémentaires dans les logements ou les locaux
Ø Répondre à toute demande de logement : distribution plaquette, orientation vers la demande en ligne ou les Gestionnaire Locative Social si nécessaire
Ø En cas d'admission ajiste ou passager :
Ø Etablir le dossier de sortie, veiller à ce que l'ajiste ou le passager ait régler l'intégralité des sommes dues, s'assurer dans SIHAJ de la nouvelle adresse ou adresse actuelle
Ø Contrôler les lundis matin et lendemains de jours fériés les mouvements entrées-sorties, la boite à clés et alerter ou corriger les anomalies.
Ø Etablir le dossier de sortie des résidents : éditer la facturation et encaisser le séjour ou établir l'avoir, prendre note de la nouvelle adresse
Ø Dans le cas de réservation de salle par un tiers, veiller à la facturation et à l'encaissement.
Fonction « caisse accueil » et facturation:
Ø Effectuer le contrôle de caisse tous les matins, selon procédure en vigueur et alerter le Pôle comptabilité en cas d'anomalies
Ø Les lundis et lendemains de jours fériés, faire la caisse en éditant les factures, en régularisant les encaissements des personnes arrivées.
Ø Encaisser toutes les prestations et règlements (loyer et caution) selon les différents modes de paiement (CB, Espèce ou chèque)
Ø Assurer l'enregistrement et la distribution de l'ensemble des cartes repas
Ø Assurer l'accueil et l'encaissement CLICTILL. Faire un point régulier avec le Pôle Restauration
Ø Veiller et alerter la GLS en cas d'anomalies liées aux recharges cartes repas résidents.
Ø Assurer le rappel des impayés des passagers
Ø Assurer la facturation Tiers Passager/ Restaurant / salle. Vei