Agent / Agente d'accueil

Mission : Accueil physique et téléphonique de l'EPL, secrétariat polyvalent du CFPPA-OFA

L'activité s'exerce au sein d'un Établissement Public Local (EPL) accueillant environ 450 apprenants (collégiens, lycéens, étudiants, apprentis, stagiaires de la formation continue, salariés en formation). Un accueil mutualisé au sein de l'établissement a été mis en place, l'agent.e d'accueil assurera l'accueil tous les après-midi et effectuera des taches de secrétariat transverses pour le centre de formation.

Description de fonction :
Pour l'EPL :
- Accueil
En lien avec la personne chargée de l'accueil pour le Lycée
- Accueil physique : réception des visiteurs, renseignement du cahier de présence et orientation,
- Traitement des demandes d'ouverture des portails,
- Traitement des livraisons : orientation sur le site, réception,
- Accueil téléphonique : transmission des appels, saisie des messages, renseignements de premier degré sur les formations et les modalités d'inscriptions,
- Traitement du courrier arrivée / départ
- Traitement des courriels des boites institutionnelles
- Appui à la communication interne
En lien avec la chargée de communication :
- Mise à jour de la communication sur les écrans,
- Communication interne par voie d'affichage sur les réunions, les manifestations, les examens,
- Mise à jour des panneaux d'affichages,
- Mise à jour du répertoire téléphonique
- Participation aux Journées Portes Ouvertes

Pour le CFPPA / OFA
- Secrétariat
- Gestion des Ordres de mission des personnels et des autorisations de sortie de groupes,
- Gestion des fournitures de bureau : stockage, inventaire, commandes, distribution,
- Suivi du fichier contacts
- Appui au secrétariat transversal