Agent / Agente d'accueil

Sous l'autorité et en lien avec le(la) Directeur(rice) de l'établissement,
L'AGENT D'ACCUEIL ET SECRÉTARIAT (H/F)accueille, renseigne et oriente les résidents, leurs familles et les visiteurs soit à l'espace d'accueil soit par téléphone. Il/Elle réalise des tâches administratives et commerciales.
Les missions principales sont :
I/ ACCUEIL ET GESTION COMMERCIALE DE LA RELATION CLIENTS
- Procéder à l'accueil téléphonique et physique des familles des résidents, des prospects et des clients dans le respect des process commerciaux Colisée ;
- Suivre et relancer les contacts et suivre la liste d'attente ;
- Participer à la gestion des relations avec les familles et les résidents :
- Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ;
- Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles ;
- Recueillir et partager les informations avec l'équipe pluridisciplinaire permettant d'optimiser l'accompagnement des résidents.
- Identifier les interlocuteurs qui se présentent à la résidence ;
- Prendre des messages et les restituer aux personnes concernées ;
- Actualiser les informations (fichiers, tableaux de suivi.) permettant d'orienter la communication ou le visiteur.
II/ GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE
- Assurer la mise en œuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents et les accompagner lors de l'admission pour faciliter leur intégration (livret d'accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement.) ;
- Assurer la gestion, le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties.) et le courrier de la résidence ;
- Traiter et transmettre les différentes pièces comptables au siège (bons de commande.) ;
- Assurer la facturation des frais médicaux ;
- Assurer la gestion comptable :
- Procéder à la facturation client ;
- Suivre les factures impayées, au regard des informations transmises par la comptabilité ;
- Assurer la bonne circulation de l'information entre la résidence et le service comptabilité.
III/ ENGAGEMENTS SOCIAUX ET ENVIRONNEMENTAUX
Le groupe Colisée en tant qu'entreprise à mission prend très à cœur les enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Notre mission : « S'engager pour le mieux vieillir, c'est faire grandir durablement notre société ». Cette mission marque l'ambition de progrès du Groupe pour lui-même et pour la société et prend ancrage dans ses valeurs « C.O.R.E. » (Cohésion - Respect - Engagement). Afin de poursuivre cette raison d'être, Colisée s'est fixé les axes d'engagement suivants :
- Fédérer une communauté d'échanges, faire progresser la qualité de vie des seniors
- Améliorer la qualité de vie de nos équipes, revaloriser les métiers du grand âge
- Réduire l'impact de nos activités, protéger notre qualité de vie sur la planète
Le/la collaborateur (e) veillera à toujours agir dans l'intérêt de la mission du groupe Colisée. Il s'engage à ce titre à respecter les process mis en place au sein du Groupe (notamment financiers, RH et qualité/médicaux), la charte éthique, la politique anti-corruption et la politique achat du Groupe ainsi que le règlement intérieur de l'entreprise
Les compétences requises sont les suivantes :
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Avoir des qualités relationnelles ;
- Etre souriant(e) et communicant(e) ;
- Comprendre une demande et savoir la traiter de façon efficace ;
- Avoir des qualités rédactionnelles ;
- Avoir le sens du service ;
- Etre autonome et organisé(e)
CDI TEMPS PARTIEL ( 26H/ mois)