informations générales
Hésingue
La Ville de Hésingue recherche un(e) Agent d'accueil polyvalent à temps complet sous l'autorité de la responsable administrative.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
Administratives :
Ø Accueil physique et téléphonique du public : identifier et gérer la demande et son degré d'urgence - orienter vers les services et personnes compétentes - prendre des messages
Ø Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : rédaction ou mise en forme de courriers, mise en forme des rapports du secrétariat général
Ø Suivi des invitations adressées aux élus
Ø Gestion des déclarations d'arrivée et de départ
Ø Rédaction des arrêtés du maire : arrêtés de circulation, débit de boissons, ., et tenue des registres
Ø Gestion du recensement militaire
Ø Gestion des inscriptions à l'école et demande de dérogations de secteur scolaire
Ø Gestion et affichage des informations : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein du service
Ø Gestion des courriers
État civil : en soutien de la chargée d'accueil spécialisée état-civil ou en cas de vacance de poste
Ø Délivrance des extraits d'actes d'état civil
Ø Primo connaissances en matière d'état civil afin de pouvoir renseigner le public ou selon le cas traiter la demande : Pacs, naissances (reconnaissances et transcription avis de naissances), mariages, décès, tables annuelles et décennales, rectification, changement de nom
Urbanisme : en soutien de la chargée d'accueil spécialisée urbanisme ou en cas de vacance de poste
Ø Remise de formulaire et liste des pièces constituant le dossier - réception et enregistrement et suivi des dossiers
CCAS : en soutien de la responsable des affaires générales ou en cas de vacance de poste
Ø Accueillir des requérants, orientation et conseil - proposition d'aide par le CCAS
Ø Participer de manière générale activement à la mise en œuvre des missions et actions portées par le CCAS.
PEUT ÊTRE AMENÉ (E) À PARTICIPER À DIVERSES TACHES D'AIDE AU FONCTIONNEMENT DU SERVICE.
Profils recherchés
SAVOIR FAIRE/ CONNAISSANCES :
- Connaissances dans le domaine de l'état-civil, de l'urbanisme, des divers services à la population
- Maîtrise des outils de bureautiques et d'informatiques
- Esprit d'observation, d'analyse et de synthèse
SAVOIR FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Savoir interpréter et exécuter les tâches confiées par sa hiérarchie
- Avoir un bon esprit de synthèse
- Savoir communiquer au sein d'une équipe
- Capacité rédactionnelle
- Capacité relationnelle par rapport à l'accueil du public
SAVOIR ÊTRE :
- Rigueur
- Sens des relations humaines
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Esprit d'équipe
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions / conditions d'exercice
Missions principales
Administratives :
Ø Accueil physique et téléphonique du public : identifier et gérer la demande et son degré d'urgence - orienter vers les services et personnes compétentes - prendre des messages
Ø Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : rédaction ou mise en forme de courriers, mise en forme des rapports du secrétariat général
Ø Suivi des invitations adressées aux élus
Ø Gestion des déclarations d'arrivée et de départ
Ø Rédaction des arrêtés du maire : arrêtés de circulation, débit de boissons, ., et tenue des registres
Ø Gestion du recensement militaire
Ø Gestion des inscriptions à l'école et demande de dérogations de secteur scolaire
Ø Gestion et affichage des informations : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein du service
Ø Gestion des courriers
État civil : en soutien de la chargée d'accueil spécialisée état-civil ou en cas de vacance de poste
Ø Délivrance des extraits d'actes d'état civil
Ø Primo connaissances en matière d'état civil afin de pouvoir renseigner le public ou selon le cas traiter la demande : Pacs, naissances (reconnaissances et transcription avis de naissances), mariages, décès, tables annuelles et décennales, rectification, changement de nom
Urbanisme : en soutien de la chargée d'accueil spécialisée urbanisme ou en cas de vacance de poste
Ø Remise de formulaire et liste des pièces constituant le dossier - réception et enregistrement et suivi des dossiers
CCAS : en soutien de la responsable des affaires générales ou en cas de vacance de poste
Ø Accueillir des requérants, orientation et conseil - proposition d'aide par le CCAS
Ø Participer de manière générale activement à la mise en œuvre des missions et actions portées par le CCAS.
PEUT ÊTRE AMENÉ (E) À PARTICIPER À DIVERSES TACHES D'AIDE AU FONCTIONNEMENT DU SERVICE.
Profils recherchés
SAVOIR FAIRE/ CONNAISSANCES :
- Connaissances dans le domaine de l'état-civil, de l'urbanisme, des divers services à la population
- Maîtrise des outils de bureautiques et d'informatiques
- Esprit d'observation, d'analyse et de synthèse
SAVOIR FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Savoir interpréter et exécuter les tâches confiées par sa hiérarchie
- Avoir un bon esprit de synthèse
- Savoir communiquer au sein d'une équipe
- Capacité rédactionnelle
- Capacité relationnelle par rapport à l'accueil du public
SAVOIR ÊTRE :
- Rigueur
- Sens des relations humaines
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Esprit d'équipe
