informations générales
MISSIONS :
Sous l'autorité du chef de service Administration Générale, l'agent à la charge de l'accueil du public et de la gestion du standard téléphonique.
ACTIVITES :
Accueil téléphonique et physique du public:
Réceptionner et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser les demandes / appels / informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers en fournissant un premier niveau d'information sur les procédures
Surveiller les accès et restreindre l'accès aux lieux et aux informations
Gérer les documents mis à disposition à l'accueil : renouvellement, remplacement, mise à jour
Répertorier, rechercher les actualités des services nécessaires pour assurer un accueil et une information efficaces du public
Tâches administratives diverses :
Apporter une aide ponctuelle à divers travaux administratifs menés par les différents services
Mettre à jour le tableau d'affichage réglementaire (documents urbanismes, arrêtés, documents, divers, etc.),
Rédiger les attestations de vide de meuble
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Gérer et actualiser des bases d'information
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Trier, classer, archiver des documents
Affranchissement du courrier poste
Planification et suivi :
Assurer l'organisation logistique des réunions (réservation salle, convocations, invitations, liste des présents, etc .)
Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous : pour certains adjoints, pour certains services, et toute autre mission de polyvalence relevant du grade et nécessaire au bon fonctionnement du service.
COMPETENCES ET QUALITES :
Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel .), messagerie Outlook, démarches en ligne
Savoirs de base sur les procédures administratives
Être titulaire du Permis B,
sens du relationnel (avec les élus, les collègues, la hiérarchie et les usagers),:
Savoir accueillir le public, le renseigner, le diriger vers les interlocuteurs concernés,
avoir retranscrire un message et transmettre l'information à l'interlocuteur concerné,
Savoir hiérarchiser, identifier le degré d'urgence d'une information, rechercher des informations,
Rigueur, fiabilité et disponibilité, discrétion professionnelle indispensable
Sens de l'organisation et du travail en équipe,
Assiduité, dynamisme et esprit d'initiative, autonomie, adaptabilité et polyvalence
REMUNERATION :
Rémunération statutaire - RIFSEEP pour les fonctionnaires titulaires - participation employeur Mutuelle labélisée et Prévoyance contrat de groupement - CNAS
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ACTIVITES :
Accueil téléphonique et physique du public:
Réceptionner et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser les demandes / appels / informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers en fournissant un premier niveau d'information sur les procédures
Surveiller les accès et restreindre l'accès aux lieux et aux informations
Gérer les documents mis à disposition à l'accueil : renouvellement, remplacement, mise à jour
Répertorier, rechercher les actualités des services nécessaires pour assurer un accueil et une information efficaces du public
Tâches administratives diverses :
Apporter une aide ponctuelle à divers travaux administratifs menés par les différents services
Mettre à jour le tableau d'affichage réglementaire (documents urbanismes, arrêtés, documents, divers, etc.),
Rédiger les attestations de vide de meuble
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Gérer et actualiser des bases d'information
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Trier, classer, archiver des documents
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Planification et suivi :
Assurer l'organisation logistique des réunions (réservation salle, convocations, invitations, liste des présents, etc .)
Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous : pour certains adjoints, pour certains services, et toute autre mission de polyvalence relevant du grade et nécessaire au bon fonctionnement du service.
COMPETENCES ET QUALITES :
Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel .), messagerie Outlook, démarches en ligne
Savoirs de base sur les procédures administratives
Être titulaire du Permis B,
sens du relationnel (avec les élus, les collègues, la hiérarchie et les usagers),:
Savoir accueillir le public, le renseigner, le diriger vers les interlocuteurs concernés,
avoir retranscrire un message et transmettre l'information à l'interlocuteur concerné,
Savoir hiérarchiser, identifier le degré d'urgence d'une information, rechercher des informations,
Rigueur, fiabilité et disponibilité, discrétion professionnelle indispensable
Sens de l'organisation et du travail en équipe,
Assiduité, dynamisme et esprit d'initiative, autonomie, adaptabilité et polyvalence
REMUNERATION :
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