informations générales
Missions :
Au sein de la Maison de l'Emploi et de l'Entreprise la chargée d'accueil assure la réception physique et téléphonique de toutes personnes souhaitant ou étant déjà accompagnée dans une démarche de recherche d'emploi / formation / insertion professionnelle :
Accueillir, prendre en compte tout public qui s'adresse à la structure (accueil physique et téléphonique),
Animer, organiser l'espace d'accueil et d'information,
Effectuer des travaux administratifs et de secrétariat du responsable de la MDEI,
Participer aux activités transversales du service.
Activités :
Gestion de l'accueil de MDEI :
Instaurer une relation de respect mutuel, recevoir de façon personnalisée (reconnaitre, appeler par le nom.),
S'assurer de la confidentialité de certaines situations et de la transmission d'informations,
Gérer le flux : temps d'attente, tensions et mouvements du public dans la structure,
Recevoir et transférer les appels vers les différents interlocuteurs, prendre les messages,
Comprendre la demande et vérifier son éligibilité, en apprécier l'urgence,
Informer le public sur le rôle et le fonctionnement de la MDEI, son mode d'intervention, ses outils,
Orienter le public, vers l'interlocuteur interne pertinent ou le partenaire externe répondant à sa situation,
Proposer un rendez-vous pour un entretien, une réunion d'information collective, mobiliser sur les actions particulières.
Aider le public à remplir un document administratif, à rédiger un courrier,
Attention dans le cadre de l'entrée de la MDE dans le réseau des lieux de proximité de la MMIE le niveau de connaissance doit être maitrisé à l'échelle de la CTM et non exclusivement communal, possible mise en place d'un outil informatique commun pour la gestion des flux (type « Insertis ») avec une formation obligatoire.
Participation à l'animation et la communication au sein de la MDEI :
Aménager les espaces collectifs de sorte qu'ils soient conviviaux ; les maintenir en ordre,
Gérer les tableaux d'affichage (paperboard numérique et tableau en entrée) : centraliser l'information, la sélectionner, la mettre à jour,
Guider le public dans l'utilisation des différents outils d'information mis à sa disposition.
Gestion administrative de la MDEI et appui au coordinateur(trice) de la MDEI :
Gérer le courrier (enregistrement, distribution),
Tenir des statistiques journalières et tableaux de bord de suivi de l'activité,
Gérer les interventions des Services Techniques Ville et prestataires de maintenance et de sécurité (GLPI Interventions ST),
Gérer les demandes de clés (en lien avec la PM),
Gérer les commandes de fournitures de bureau (Ugap),
Gestion des mises en archives,
Gestion de l'agenda des psychologue (ARHM),
Gérer les réservations de salles interne à la MDEI.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de la Maison de l'Emploi et de l'Entreprise la chargée d'accueil assure la réception physique et téléphonique de toutes personnes souhaitant ou étant déjà accompagnée dans une démarche de recherche d'emploi / formation / insertion professionnelle :
Accueillir, prendre en compte tout public qui s'adresse à la structure (accueil physique et téléphonique),
Animer, organiser l'espace d'accueil et d'information,
Effectuer des travaux administratifs et de secrétariat du responsable de la MDEI,
Participer aux activités transversales du service.
Activités :
Gestion de l'accueil de MDEI :
Instaurer une relation de respect mutuel, recevoir de façon personnalisée (reconnaitre, appeler par le nom.),
S'assurer de la confidentialité de certaines situations et de la transmission d'informations,
Gérer le flux : temps d'attente, tensions et mouvements du public dans la structure,
Recevoir et transférer les appels vers les différents interlocuteurs, prendre les messages,
Comprendre la demande et vérifier son éligibilité, en apprécier l'urgence,
Informer le public sur le rôle et le fonctionnement de la MDEI, son mode d'intervention, ses outils,
Orienter le public, vers l'interlocuteur interne pertinent ou le partenaire externe répondant à sa situation,
Proposer un rendez-vous pour un entretien, une réunion d'information collective, mobiliser sur les actions particulières.
Aider le public à remplir un document administratif, à rédiger un courrier,
Attention dans le cadre de l'entrée de la MDE dans le réseau des lieux de proximité de la MMIE le niveau de connaissance doit être maitrisé à l'échelle de la CTM et non exclusivement communal, possible mise en place d'un outil informatique commun pour la gestion des flux (type « Insertis ») avec une formation obligatoire.
Participation à l'animation et la communication au sein de la MDEI :
Aménager les espaces collectifs de sorte qu'ils soient conviviaux ; les maintenir en ordre,
Gérer les tableaux d'affichage (paperboard numérique et tableau en entrée) : centraliser l'information, la sélectionner, la mettre à jour,
Guider le public dans l'utilisation des différents outils d'information mis à sa disposition.
Gestion administrative de la MDEI et appui au coordinateur(trice) de la MDEI :
Gérer le courrier (enregistrement, distribution),
Tenir des statistiques journalières et tableaux de bord de suivi de l'activité,
Gérer les interventions des Services Techniques Ville et prestataires de maintenance et de sécurité (GLPI Interventions ST),
Gérer les demandes de clés (en lien avec la PM),
Gérer les commandes de fournitures de bureau (Ugap),
Gestion des mises en archives,
Gestion de l'agenda des psychologue (ARHM),
Gérer les réservations de salles interne à la MDEI.
