Agent / Agente d'accueil

Le poste est rattaché au service technique et logistique du pôle offre de formation du Centre Cnam Paris.

Pour tous les sites du Centre Cnam Paris, les agents d'accueil, de logistique et de sûreté, en tant que gestionnaires logistiques, doivent permettre l'accueil, le renseignement des publics et assurer l'installation de tous moyens techniques nécessaires pour les cours, conférences et autres événements dont ils ont la charge.
Ils viennent en appui dans la logistique des surveillances d'examens.
Ils sont aussi investis d'un rôle important de sécurité des personnes et de sûreté des biens.

- Accueil

- Accueillir, renseigner et informer les partenaires (enseignants, auditeurs, fonctionnaires extérieurs, participants à des colloques, autres publics, .)
- Appliquer les consignes : ouvrir et fermer les locaux (salles, amphithéâtres, etc) en fonction des besoins.

- Installation

- Agencer des salles en respectant l'effectif maximum autorisé, approvisionner des salles en fournitures, craies, feutres, tampons, etc ; nettoyer des tableaux
- Veiller au bon fonctionnement des équipements : studios de cours, vidéoprojecteurs et rétroprojecteurs, tableaux, écrans, éclairages
- Mettre en place les matériels demandés : vidéo projecteur, paperboard, télévision, micro et écran
- Connaitre les modalités d'installation, de fonctionnement et d'utilisation des studios de cours
- Participer à la mise en place (agencement, signalétique, manutention de base, etc) et au fonctionnement de dispositifs d'accueil du public (notamment durant les forums)
- Gérer et mettre en place les affichages et les signalétiques aux abords des salles
- Contrôler et surveiller les abords des locaux.

- Sûreté et sécurité

- Connaître les gestes qui sauvent et savoir les mettre en pratique efficacement
- Connaître les consignes de sécurité incendie et savoir les faire appliquer en cas d'évacuation des locaux
- Aider à l'évacuation des locaux en cas de nécessité
- Sécuriser les matériels du service
- Assurer l'assistance aux personnes en situation de handicap à leur demande
- Faire respecter l'interdiction de fumer, manger ou boire dans les salles
- Informer la loge et les vigiles en cas de situation délicate et alerter les responsables en cas de problème ou d'urgence.

- Logistique des examens

- Mise en forme du fichier des examens
- Contacts par téléphone ou par mail avec les secrétaires, les enseignants
- Gestion des sujets (250 sujets environ pour 350 examens en juin)
- Préparation des enveloppes des fournitures (copies, intercalaires, brouillons, etc) et distribution quotidienne aux surveillants affectés aux examens
- Gestion des élèves en situation de handicap (tenir compte des aménagements des tiers temps)
- Contrôle sur le terrain du bon déroulement des examens et de leurs surveillances
- Récupération des enveloppes contenant les copies d'examens
- Dispatching des documents (copies, feuilles d'émargement, annales, etc)
- Selon l'activité et les besoins du service, participer à l'organisation des examens, effectuer des surveillances d'examens.

- Gestion des locaux d'enseignement

- Gérer les imprévus.
- Gérer la correspondance des mails, savoir en faire le suivi quotidien
- Faire l'édition des fiches de présence
- Faire le comptage du nombre d'auditeurs présents au cours, l'indiquer sur cette fiche
- Faire signer impérativement la fiche de présence par l'enseignant
- Faire la saisie des fiches de présence sur ordinateur
- Faire la saisie des fiches de présence sur ordinateur
- Pour les sites extérieurs, transmettre, dans les 24h (jours ouvrés), les fiches de présence en se déplaçant au secrétariat du service Soutien technique, Logistique, Maintenance et NTE

- Temps de travail : 37h30 par semaine
- 44 jours de congés + 13 RTT sur une année universitaire (du 01/09 année N au 31/08 année N+1), à proratiser selon la durée du contrat
- Télétravail : non