informations générales
Saint-Clément-de-Rivière
En collaboration avec les équipes en charge de l'évènementiel et de la communication de la commune, l'agent d'accueil/ assistant(e) administratif(ve) sera amené(e) à réaliser les missions suivantes :
ACCUEIL :
- Renseigner, orienter et conseiller les usagers (administrés et adhérents des associations)
- Assurer le standard téléphonique et l'accueil du public souhaitant obtenir des renseignements sur la réservation de salles, les événements, les modalités de participation
- Gérer les inscriptions aux évènements de la commune par mail, téléphone ou directement à l'accueil (Petites puces, Semaine de la Magie, Grand Concert, Saint-Clément sur scène, Goûter des aînés.)
LIEN AVEC LES ASSOCIATIONS :
- Assurer un rôle de représentation de la commune auprès des associations Saint-Clémentoises : échanges quotidiens sur l'actualité des associations et les évènements de la commune avec les Présidents d'associations
- Prendre en charge la réservation des salles pour les associations : pour les réunions ou cours supplémentaires, modifications de planning .
GESTION DES RESERVATIONS DES SALLES COMMUNALES :
- Assurer le traitement et le suivi administratif et financier des dossiers, réaliser la création, la saisie et la mise à jour de documents
- Accueillir les futurs occupants, réaliser les visites des salles et présenter les modalités d'occupation
- Rédiger et faire signer les conventions d'occupation
- Remettre les clés et réaliser l'état des lieux de sortie
Vous maitrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise à l'écrit et à l'oral.
En lien avec le service évènementiel, l'agent d'accueil pourra être amené à rédiger les arrêtés municipaux d'occupation du domaine public.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireACCUEIL :
- Renseigner, orienter et conseiller les usagers (administrés et adhérents des associations)
- Assurer le standard téléphonique et l'accueil du public souhaitant obtenir des renseignements sur la réservation de salles, les événements, les modalités de participation
- Gérer les inscriptions aux évènements de la commune par mail, téléphone ou directement à l'accueil (Petites puces, Semaine de la Magie, Grand Concert, Saint-Clément sur scène, Goûter des aînés.)
LIEN AVEC LES ASSOCIATIONS :
- Assurer un rôle de représentation de la commune auprès des associations Saint-Clémentoises : échanges quotidiens sur l'actualité des associations et les évènements de la commune avec les Présidents d'associations
- Prendre en charge la réservation des salles pour les associations : pour les réunions ou cours supplémentaires, modifications de planning .
GESTION DES RESERVATIONS DES SALLES COMMUNALES :
- Assurer le traitement et le suivi administratif et financier des dossiers, réaliser la création, la saisie et la mise à jour de documents
- Accueillir les futurs occupants, réaliser les visites des salles et présenter les modalités d'occupation
- Rédiger et faire signer les conventions d'occupation
- Remettre les clés et réaliser l'état des lieux de sortie
Vous maitrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise à l'écrit et à l'oral.
En lien avec le service évènementiel, l'agent d'accueil pourra être amené à rédiger les arrêtés municipaux d'occupation du domaine public.
