informations générales
Levallois-Perret
L'adjoint administratif (H/F) au service accueil assiste la Directrice de site via la réalisation des opérations courantes relatives à sa fonction.
Missions et fonctions principales:
A) Gestion de l'accueil et du standard
- Accueillir les personnes (résidents, familles, tuteurs, fournisseurs, visiteurs, agents ) et identifier leur demande.
- Renseigner les personnes, les orienter, les accompagner vers leur interlocuteur, le service ou le lieu demandé.
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés et transmettre des messages.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
- Actualiser l'affichage, les informations, les documents mis à disposition des visiteurs.
- Orienter les livraisons
- Assurer le classement, l'archivage du service
- Veiller au respect des règles sanitaires par les visiteurs
B) Gestion des admissions et des dossiers administratifs
- Renseigner les visiteurs sur la procédure d'admission et le fonctionnement de l'établissement.
- Mise à jour de la partie administrative des dossiers NETSOINS en cas de modification (Mutuelles)
- Vérifier la complétude et le classement des dossiers administratifs (mise à jour annuelle des attestations mutuelle / sécurité sociale, suppression des doublons dans les dossiers, numérisation des documents et insertion dans les dossiers administratifs dématérialisés des résidents, etc.)
C) Gestion de la distribution des produits dans le cadre du forfait hygiène
- Distribuer les produits d'hygiène aux résidents ayant souscrit au forfait.
- Alerter l'économat en cas d'épuisement des stocks
D) Gestion de tâches de secrétariat
- Gestion du courrier
- Mise sous pli
- Impression et reliure de documents.
Compétences et savoirs faire souhaités:
- Outils bureautique pack office
- Classement et archivage
- Ouverture d'esprit
- Empathie
- Rigueur professionnelle
- Organisation professionnelle
- Capacité à gérer plusieurs informations et dossiers
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A) Gestion de l'accueil et du standard
- Accueillir les personnes (résidents, familles, tuteurs, fournisseurs, visiteurs, agents ) et identifier leur demande.
- Renseigner les personnes, les orienter, les accompagner vers leur interlocuteur, le service ou le lieu demandé.
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés et transmettre des messages.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
- Actualiser l'affichage, les informations, les documents mis à disposition des visiteurs.
- Orienter les livraisons
- Assurer le classement, l'archivage du service
- Veiller au respect des règles sanitaires par les visiteurs
B) Gestion des admissions et des dossiers administratifs
- Renseigner les visiteurs sur la procédure d'admission et le fonctionnement de l'établissement.
- Mise à jour de la partie administrative des dossiers NETSOINS en cas de modification (Mutuelles)
- Vérifier la complétude et le classement des dossiers administratifs (mise à jour annuelle des attestations mutuelle / sécurité sociale, suppression des doublons dans les dossiers, numérisation des documents et insertion dans les dossiers administratifs dématérialisés des résidents, etc.)
C) Gestion de la distribution des produits dans le cadre du forfait hygiène
- Distribuer les produits d'hygiène aux résidents ayant souscrit au forfait.
- Alerter l'économat en cas d'épuisement des stocks
D) Gestion de tâches de secrétariat
- Gestion du courrier
- Mise sous pli
- Impression et reliure de documents.
Compétences et savoirs faire souhaités:
- Outils bureautique pack office
- Classement et archivage
- Ouverture d'esprit
- Empathie
- Rigueur professionnelle
- Organisation professionnelle
- Capacité à gérer plusieurs informations et dossiers
