informations générales
Poste à pouvoir au 2 décembre pour un remplacement
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE :
o Accueillir et renseigner les visiteurs (admissions, fonctionnement de l'EHPAD, questions diverses)
o Assurer la permanence téléphonique ;
o Réceptionner, répondre et/ou orienter en fonction de la demande les mails reçus sur la messagerie générique de l'EHPAD ;
o Répondre aux demandes des usagers, des familles, des professionnels et des fournisseurs et savoir, au besoin, les orienter vers le bon interlocuteur.
o Assurer la gestion du courrier destiné à l'EHPAD et réaliser la distribution du courrier destiné aux résidents si nécessaire.
o Réceptionner les colis et les distribuer dans les services concernés.
GESTION DES DEMANDES D'ADMISSION ET DES DOSSIERS DES RESIDENTS :
o Réceptionner les demandes d'admission sur le site ViaTrajectoire
o Vérifier la complétude du dossier administratif de demande d'admission et solliciter l'interlocuteur de la demande, le cas échéant ;
o Présenter le dossier d'admission à la Direction pour validation lors de la commission d'admission ;
o Réaliser l'admission administrative du résident après accord de la commission d'admission et en assurer la mise à jour ;
o Mettre en place le dossier administratif du résident et mettre à jour les données dans les différents logiciels (TITAN, BL Résidents).
o Accompagner ou orienter, si besoin, les résidents ou leurs représentants légaux dans la constitution des dossiers de demande d'aide sociale à l'hébergement et de demande d'APL.
o Assurer le lien avec la Trésorerie pour les dossiers d'admission (facturation)
SECRETARIAT GENERAL DE L'EHPAD :
o Gérer la communication interne via l'affichage (menus, liste des résidents, informations diverses ...) et l'envoi de mails institutionnels à la demande de la Direction.
o Gérer la communication aux familles, aux prestataires et aux visiteurs à la demande de la Direction ;
o Assister la Direction dans l'organisation et le suivi des réunions (envoi des convocations et des comptes-rendus CVS et CA, réunions diverses).
o Assurer l'archivage régulier des dossiers et le classement ;
o Réceptionner et classer dans les dossiers résidents : les polices d'assurance responsabilité civile des résidents, les cartes de mutuelle réactualisées et tout document en lien avec l'hébergement du résident.
ENVOYER CV ET LETTRE DE MOTIVATION
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o Assurer la permanence téléphonique ;
o Réceptionner, répondre et/ou orienter en fonction de la demande les mails reçus sur la messagerie générique de l'EHPAD ;
o Répondre aux demandes des usagers, des familles, des professionnels et des fournisseurs et savoir, au besoin, les orienter vers le bon interlocuteur.
o Assurer la gestion du courrier destiné à l'EHPAD et réaliser la distribution du courrier destiné aux résidents si nécessaire.
o Réceptionner les colis et les distribuer dans les services concernés.
GESTION DES DEMANDES D'ADMISSION ET DES DOSSIERS DES RESIDENTS :
o Réceptionner les demandes d'admission sur le site ViaTrajectoire
o Vérifier la complétude du dossier administratif de demande d'admission et solliciter l'interlocuteur de la demande, le cas échéant ;
o Présenter le dossier d'admission à la Direction pour validation lors de la commission d'admission ;
o Réaliser l'admission administrative du résident après accord de la commission d'admission et en assurer la mise à jour ;
o Mettre en place le dossier administratif du résident et mettre à jour les données dans les différents logiciels (TITAN, BL Résidents).
o Accompagner ou orienter, si besoin, les résidents ou leurs représentants légaux dans la constitution des dossiers de demande d'aide sociale à l'hébergement et de demande d'APL.
o Assurer le lien avec la Trésorerie pour les dossiers d'admission (facturation)
SECRETARIAT GENERAL DE L'EHPAD :
o Gérer la communication interne via l'affichage (menus, liste des résidents, informations diverses ...) et l'envoi de mails institutionnels à la demande de la Direction.
o Gérer la communication aux familles, aux prestataires et aux visiteurs à la demande de la Direction ;
o Assister la Direction dans l'organisation et le suivi des réunions (envoi des convocations et des comptes-rendus CVS et CA, réunions diverses).
o Assurer l'archivage régulier des dossiers et le classement ;
o Réceptionner et classer dans les dossiers résidents : les polices d'assurance responsabilité civile des résidents, les cartes de mutuelle réactualisées et tout document en lien avec l'hébergement du résident.
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