Agent / Agente d'accueil

L'agent réparti son temps entre les deux postes de travail de l'unité. Lorsqu'il est affecté à l'accueil, il est chargé de l'accueil physique et de l'orientation du public de l'accueil général de l'Hôtel de Ville. Lorsqu'il est affecté au standard, il est chargé de l'accueil et de l'orientation téléphonique du public et du personnel communal.

Tenir l'accueil physique de l'Hôtel de Ville :

- Poser les « bonnes questions » pour une compréhension du besoin,
- Etre capable d'identifier le besoin en fonction des informations délivrées par l'usager ou l'intervenant extérieur
- S'assurer d'avoir bien cerné le besoin des personnes
- En fonction de cela :
- orienter les interlocuteurs vers la bonne personne ou le bon service de la collectivité ou des services publics quel qu'ils soient
- informer les interlocuteurs des évènements, manifestations ou prestations à leur disposition
o Accompagner les personnes en difficulté physique jusqu'au service désiré
- Réceptionner toutes les livraisons et se charger de la récupération par les services destinataires
- Réceptionner des plis et tenir à jour le registre de suivi et des objets (badges, clefs) et en assurer la remise au collègue ou service concerné.
- Gérer la diffusion des notices et formulaires propres à l'unité et être force de proposition auprès de la hiérarchie pour proposer une information documentaire actualisée et de qualité
- Gérer l'affichage de l'accueil
- Gérer l'accès aux deux parkings de la Mairie

Tenir l'accueil téléphonique (standard) de l'hôtel de ville :

- Assurer l'accueil téléphonique du standard général
- Filtrer les appels,
- Renseigner et orienter les interlocuteurs,
- Interroger les interlocuteurs pour bien cerner la demande,
- Savoir identifier le besoin précis et la personne ou le service désiré
- Basculer les appels vers les bons services en fonction des informations recueillies auprès de son interlocuteur
- Composer les numéros pour les responsables et leur passer la communication,
- Effectuer des recherches de numéros et d'informations sur Internet.
- Se tenir informé et mettre à jour quotidiennement le répertoire, outil de travail du standard
- Faire la procédure de mise à jour trimestrielle de l'annuaire de la collectivité
- Se tenir quotidiennement informé de tous les évènements et manifestations sur la ville par le biais d'internet

Officier lors des cérémonies :
- Prendre en charge le protocole lors des cérémonies et événements (mariages, parrainages civils, Inaugurations,.) :
o Préparation des lieux,
o Accompagnements des cortèges,
Organisation de la cérémonie ou de l'événement (placement du public, prise de parole etc.)