informations générales
Alixan
Le conseiller(e) clientèle - standardiste est le premier contact des usagers, partenaires et prestataires de Drôme Aménagement Habitat. Il (elle) assure un accueil physique et téléphonique de qualité, en orientant efficacement les interlocuteurs vers les services compétents. En véhiculant professionnalisme, bienveillance et réactivité, il (elle) contribue à l'image de l'office. Il (elle) coordonne également la circulation des informations et participe à la gestion administrative et logistique du service, tout en proposant des ajustements pour améliorer la satisfaction des visiteurs et collaborateurs.
1/ Accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, des prestataires, des services internes et des partenaires de Drôme Aménagement Habitat, en apportant un 1er niveau de réponse
- Identifier les besoins des interlocuteurs et les orienter efficacement vers les services compétents, garantissant ainsi un traitement rapide et adapté des demandes.
- Assurer un rôle d'interface avec les interlocuteurs internes et externes et coordonner la circulation de l'information.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein du siège social
- Veiller à la bonne organisation et présentation de l'espace d'accueil (plaquettes, affiches)
- Suivre l'accès aux espaces sécurisés du siège l'entreprise (archives, portes, barrières, etc.) en assurant et enregistrant la remise et le suivi des clés.
2/ Gestion de la téléphonie
- Être l'agent référent du système de téléphonie sur IP (TOIP - système Avaya), en assurant sa bonne prise en main et son optimisation pour répondre aux besoins des utilisateurs.
- Assurer la gestion et la mise à jour de l'autocom ainsi que des listes de téléphones filaires et portables.
- Accompagner les collaborateurs dans l'utilisation des fonctionnalités du système et proposer des améliorations pour optimiser son usage.
- Enregistrer les problèmes de téléphonie, déclencher les actions correctives et assurer le suivi des interventions avec les prestataires.
- Effectuer la maintenance de premier niveau : changements de noms, organisation des acheminements, gestion des demandes spécifiques des collaborateurs.
- Être force de proposition pour les évolutions et les nouveaux usages du système afin d'améliorer la gestion des communications internes et externes.
3/ Courrier
- Assurer l'affranchissement et l'envoi du courrier dans le respect des délais et des procédures en vigueur.
- Relever quotidiennement la boite aux lettres, acheminer le courrier en interne
4/ Soutien technique et administratif pour la Direction Informatique, Logistique et Qualité
- Saisir les bons de commande, assurer le rapprochement avec les factures et soumettre les bons à payer pour validation.
- Enregistrer, suivre et gérer les différentes demandes émises auprès de la Direction ILQ via l'outil GLPI
- Encoder et gérer les badges d'accès pour les entreprises et partenaires.
- Déclencher, suivre et coordonner les interventions techniques sous contrat au siège social (téléphonie, photocopieurs, machines à affranchir, sanitaires, etc.).
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi d'activité et de gestion budgétaire dans ARAVIS.
- Participer au classement et à l'archivage des documents liés aux activités du service.
- Apporter un renfort au service logistique en cas de besoin, en contribuant à l'organisation et au bon fonctionnement des équipements et des espaces de travail.
5/ Autres
- Assurer un appui ponctuel aux collègues et réaliser des missions spécifiques à la demande du responsable.
- Gérer les réservations de salles de réunion.
- Participer à l'amélioration continue des procédures d'accueil et de gestion des flux de visiteurs.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1/ Accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, des prestataires, des services internes et des partenaires de Drôme Aménagement Habitat, en apportant un 1er niveau de réponse
- Identifier les besoins des interlocuteurs et les orienter efficacement vers les services compétents, garantissant ainsi un traitement rapide et adapté des demandes.
- Assurer un rôle d'interface avec les interlocuteurs internes et externes et coordonner la circulation de l'information.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein du siège social
- Veiller à la bonne organisation et présentation de l'espace d'accueil (plaquettes, affiches)
- Suivre l'accès aux espaces sécurisés du siège l'entreprise (archives, portes, barrières, etc.) en assurant et enregistrant la remise et le suivi des clés.
2/ Gestion de la téléphonie
- Être l'agent référent du système de téléphonie sur IP (TOIP - système Avaya), en assurant sa bonne prise en main et son optimisation pour répondre aux besoins des utilisateurs.
- Assurer la gestion et la mise à jour de l'autocom ainsi que des listes de téléphones filaires et portables.
- Accompagner les collaborateurs dans l'utilisation des fonctionnalités du système et proposer des améliorations pour optimiser son usage.
- Enregistrer les problèmes de téléphonie, déclencher les actions correctives et assurer le suivi des interventions avec les prestataires.
- Effectuer la maintenance de premier niveau : changements de noms, organisation des acheminements, gestion des demandes spécifiques des collaborateurs.
- Être force de proposition pour les évolutions et les nouveaux usages du système afin d'améliorer la gestion des communications internes et externes.
3/ Courrier
- Assurer l'affranchissement et l'envoi du courrier dans le respect des délais et des procédures en vigueur.
- Relever quotidiennement la boite aux lettres, acheminer le courrier en interne
4/ Soutien technique et administratif pour la Direction Informatique, Logistique et Qualité
- Saisir les bons de commande, assurer le rapprochement avec les factures et soumettre les bons à payer pour validation.
- Enregistrer, suivre et gérer les différentes demandes émises auprès de la Direction ILQ via l'outil GLPI
- Encoder et gérer les badges d'accès pour les entreprises et partenaires.
- Déclencher, suivre et coordonner les interventions techniques sous contrat au siège social (téléphonie, photocopieurs, machines à affranchir, sanitaires, etc.).
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi d'activité et de gestion budgétaire dans ARAVIS.
- Participer au classement et à l'archivage des documents liés aux activités du service.
- Apporter un renfort au service logistique en cas de besoin, en contribuant à l'organisation et au bon fonctionnement des équipements et des espaces de travail.
5/ Autres
- Assurer un appui ponctuel aux collègues et réaliser des missions spécifiques à la demande du responsable.
- Gérer les réservations de salles de réunion.
- Participer à l'amélioration continue des procédures d'accueil et de gestion des flux de visiteurs.
