Agent / Agente d'accueil

Rattaché au service Assurances et services généraux, vous assurez vos missions en binôme et participez à
l'accueil et la gestion quotidienne du bâtiment.

Dans ce cadre, vos principales missions sont :

Gestion de la relation usager et de l'accueil du bâtiment
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs, agents et fournisseurs,
- Contribuer à la sécurité des locaux (accès visiteurs, suivi des badges etc.)
- Répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages et rédiriger les appels vers les
interlocuteurs concernés
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Assurer la réception et la distribution des colis et des fournitures

Accompagnement des services dans l'organisation d'évènements internes et externes au bâtiment
- Organiser et superviser les réceptions et évènements réalisés dans le bâtiment,
- Préparer et organiser les salles de réunion (réservation, mise en place...)
- Veiller au bon fonctionnement du matériel et à la bonne disposition des salles de réunion,
- Assurer l'approvisionnement des commandes de fournitures diverses et alimentaires lors des réunions
et évènements (café, jus de fruit, viennoiseries...)
- Assurer le service de table lors des repas et évènements
- Coordonner l'ensemble des prestations du marché événementiel à venir.

Gestion de la vie quotidienne du bâtiment
- Veiller au bon entretien du bâtiment en réalisant un état des besoins de l'établissement et, le cas
échéant, passer les commandes appropriées,
- Veiller à la sécurité, à l'entretien et à la propreté du bâtiment et signaler les cas échéant aux services
concernés,
- Participer à des projets transversaux selon les besoins des services
- Gestion administrative
- Gérer les budgets et contrôler les dépenses de fournitures évènementielles,
- Effectuer diverses tâches administratives telles que la rédaction de courriers, la gestion de dossiers.