informations générales
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Raison d'être de l'emploi :
- La mission de l'emploi est d'assurer le secrétariat du Centre Social EST SOMME,
- D'accueillir le public sur place et au téléphone,
- D'orienter,
- Gestion administrative des inscriptions, adhérents
- Accompagner les usagers dans leurs démarches d'accès aux droits
Missions d'interventions
- Assure le relais d'information entre le public et la structure,
- Accueille le public (associations, familles ayant leurs enfants ou jeunes dans notre structure, les administrateurs, les habitants .)
- Oriente et informe le public vers les différents services sociaux et partenaires
- Réceptionne les appels téléphoniques,
-Accompagne les usagers aux démarches d'accès aux droits (via France Service-point relais CAF)
- Gère l'affichage et la documentation dans l'espace accueil du centre socioculturel
- Gestion du prêt matériel (Minibus, vidéo projet.)
- Gère et organise le prêt de salles pour les associations et partenaires utilisatrices de nos locaux
-Centralise les demandes en lien avec l'organisation technique du centre
- Assure diverses tâches administratives :
- La gestion des fournitures administratives et gestion
- Enregistre les inscriptions et les règlements aux activités en collaboration avec les responsables de service-projets-actions
- Tient le fichier des adhérents à jour, (logiciel NOE)
- Traite les documents notamment à l'aide de l'outil informatique : création, mise en forme, envois,
- Suivi, classement, affichage,
- Rédige des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites,
- Veille à la circulation des informations orales et écrites,
- Envoie des courriels d'informations réguliers aux administrateurs, équipes
- Gestion de la revue de presse,
- Responsable du matériel utilisé quotidiennement pour les différentes tâches,
- Gestion des feuilles de présences de l'ensemble des activités
- Réalisation de statistiques et leur suivi des ateliers-services-actions.
Gestion, Accueil de Loisirs et
- Accueil administratif des familles en collaboration avec les directeurs des accueils de loisirs et CAJ
- Saisie du dossier famille, inscription des présences, paiement et suivi des impayés
- Etablir la liste des présences par semaine
- Paramétrage des tarifs dans le logiciel NOE
Responsabilités humaines et financières
- Management d'une équipe (salarié et service civique)
- Suivi de la caisse
- Suivi et enregistrement des paiement (activités, adhésion)
- Outils de gestion : bordeaux de commande
Compétences clés
- Accueil,
- Maîtrise de l'outil informatique et de la téléphonie (WORD, EXCEL, logiciel de gestion des adhérents NOE, réseaux sociaux ect.)
- Ecoute,
- Patience,
- Rendre compte de son activité,
- Autonomie,
- Prise d'initiative,
- Discrétion,
- Organisation.
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- D'accueillir le public sur place et au téléphone,
- D'orienter,
- Gestion administrative des inscriptions, adhérents
- Accompagner les usagers dans leurs démarches d'accès aux droits
Missions d'interventions
- Assure le relais d'information entre le public et la structure,
- Accueille le public (associations, familles ayant leurs enfants ou jeunes dans notre structure, les administrateurs, les habitants .)
- Oriente et informe le public vers les différents services sociaux et partenaires
- Réceptionne les appels téléphoniques,
-Accompagne les usagers aux démarches d'accès aux droits (via France Service-point relais CAF)
- Gère l'affichage et la documentation dans l'espace accueil du centre socioculturel
- Gestion du prêt matériel (Minibus, vidéo projet.)
- Gère et organise le prêt de salles pour les associations et partenaires utilisatrices de nos locaux
-Centralise les demandes en lien avec l'organisation technique du centre
- Assure diverses tâches administratives :
- La gestion des fournitures administratives et gestion
- Enregistre les inscriptions et les règlements aux activités en collaboration avec les responsables de service-projets-actions
- Tient le fichier des adhérents à jour, (logiciel NOE)
- Traite les documents notamment à l'aide de l'outil informatique : création, mise en forme, envois,
- Suivi, classement, affichage,
- Rédige des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites,
- Veille à la circulation des informations orales et écrites,
- Envoie des courriels d'informations réguliers aux administrateurs, équipes
- Gestion de la revue de presse,
- Responsable du matériel utilisé quotidiennement pour les différentes tâches,
- Gestion des feuilles de présences de l'ensemble des activités
- Réalisation de statistiques et leur suivi des ateliers-services-actions.
Gestion, Accueil de Loisirs et
- Accueil administratif des familles en collaboration avec les directeurs des accueils de loisirs et CAJ
- Saisie du dossier famille, inscription des présences, paiement et suivi des impayés
- Etablir la liste des présences par semaine
- Paramétrage des tarifs dans le logiciel NOE
Responsabilités humaines et financières
- Management d'une équipe (salarié et service civique)
- Suivi de la caisse
- Suivi et enregistrement des paiement (activités, adhésion)
- Outils de gestion : bordeaux de commande
Compétences clés
- Accueil,
- Maîtrise de l'outil informatique et de la téléphonie (WORD, EXCEL, logiciel de gestion des adhérents NOE, réseaux sociaux ect.)
- Ecoute,
- Patience,
- Rendre compte de son activité,
- Autonomie,
- Prise d'initiative,
- Discrétion,
- Organisation.
