informations générales
Clermont-Ferrand
Le poste est rattaché au Pôle Santé de l'Association
L'agent d'accueil est le premier contact téléphonique et physique avec le public. Il est par conséquent la première image du service. Véritable ambassadeur de celle-ci, il lui apporte, par la qualité de son savoir-faire, une image positive.
L'agent d'accueil joue aussi un rôle important en interne en prenant en charge des tâches administratives, facilitant ainsi le fonctionnement du service au quotidien.
Ainsi, il a une double mission de représentation et de médiation entre l'intérieur et l'extérieur du service, à savoir :
- accueillir, orienter, renseigner les visiteurs et gérer le flux des appels téléphoniques qui arrivent,
- assurer une assistance au plan logistique et administratif afin de faciliter le fonctionnement de l'équipe au quotidien.
L'agent d'accueil et d'information est responsable de la fiabilité de son travail, dans le respect des consignes et des procédures, sous le contrôle du Chef de service éducatif.
Au plan technique, on attend de lui qu'il maîtrise les outils actuels de gestion de l'accueil, du standard et de la bureautique.
Au plan des compétences relationnelles et organisationnelles, il lui est demandé d'avoir la capacité à gérer le stress important qui peut être lié au poste, de faire preuve d'un esprit de service, de savoir s'organiser pour concilier accueil, téléphone et tâches administratives.
Tâches
-Accueil physique du public : réception, identification, renseignement et orientation des visiteurs ou hébergés.
-Gestion du téléphone : réception et acheminement des communications, renseignement et orientation des correspondants.
-Prise et transmission de messages par messagerie vocale et électronique ou sur papier.
-Tenue d'agendas et de plannings : rendez-vous, programmation d'occupation de salles, calendrier d'évènements.
-Participation à l'organisation des missions des collaborateurs : recherche d'informations, réservations de transports, d'hébergement, de restauration, de réunions...
-Suivi des équipements et fournitures de bureau d'un service : consommables, petits matériels...
-Rédaction, saisie et mise en forme des documents courants sur consignes : lettres, messages, notes internes...
-Recueil et fourniture d'informations diverses par tous moyens d'investigation : Internet, documents papier, bases de données, téléphone...
-Envoi, réception et distribution de mail.
-Tirage de photocopies, duplication, reliure si besoin.
-Traitement du courrier, classement et archivage de dossiers ou documents, si les possibilités visuelles le permettent.
L'agent d'accueil et d'information doit aussi veiller à l'organisation de son espace d'accueil ainsi qu'au bon fonctionnement de son matériel.
Vous maitrisez le pack office et avez impérativement une expérience similaire et significative
Vous travaillerez en binôme les lundi mardi jeudi et vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h
Transmettre cv et lettre de motivation
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'agent d'accueil est le premier contact téléphonique et physique avec le public. Il est par conséquent la première image du service. Véritable ambassadeur de celle-ci, il lui apporte, par la qualité de son savoir-faire, une image positive.
L'agent d'accueil joue aussi un rôle important en interne en prenant en charge des tâches administratives, facilitant ainsi le fonctionnement du service au quotidien.
Ainsi, il a une double mission de représentation et de médiation entre l'intérieur et l'extérieur du service, à savoir :
- accueillir, orienter, renseigner les visiteurs et gérer le flux des appels téléphoniques qui arrivent,
- assurer une assistance au plan logistique et administratif afin de faciliter le fonctionnement de l'équipe au quotidien.
L'agent d'accueil et d'information est responsable de la fiabilité de son travail, dans le respect des consignes et des procédures, sous le contrôle du Chef de service éducatif.
Au plan technique, on attend de lui qu'il maîtrise les outils actuels de gestion de l'accueil, du standard et de la bureautique.
Au plan des compétences relationnelles et organisationnelles, il lui est demandé d'avoir la capacité à gérer le stress important qui peut être lié au poste, de faire preuve d'un esprit de service, de savoir s'organiser pour concilier accueil, téléphone et tâches administratives.
Tâches
-Accueil physique du public : réception, identification, renseignement et orientation des visiteurs ou hébergés.
-Gestion du téléphone : réception et acheminement des communications, renseignement et orientation des correspondants.
-Prise et transmission de messages par messagerie vocale et électronique ou sur papier.
-Tenue d'agendas et de plannings : rendez-vous, programmation d'occupation de salles, calendrier d'évènements.
-Participation à l'organisation des missions des collaborateurs : recherche d'informations, réservations de transports, d'hébergement, de restauration, de réunions...
-Suivi des équipements et fournitures de bureau d'un service : consommables, petits matériels...
-Rédaction, saisie et mise en forme des documents courants sur consignes : lettres, messages, notes internes...
-Recueil et fourniture d'informations diverses par tous moyens d'investigation : Internet, documents papier, bases de données, téléphone...
-Envoi, réception et distribution de mail.
-Tirage de photocopies, duplication, reliure si besoin.
-Traitement du courrier, classement et archivage de dossiers ou documents, si les possibilités visuelles le permettent.
L'agent d'accueil et d'information doit aussi veiller à l'organisation de son espace d'accueil ainsi qu'au bon fonctionnement de son matériel.
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