informations générales
Besançon
L'ASEP, maison de quartier et centre social, intervient à Besançon sur les quartiers Cras, Chaprais et Viotte. Association d'éducation populaire, elle défend l'accès de tous, petits et grands, à des activités de loisirs (sportives, culturelles, artistiques, etc.) de qualité à des tarifs accessibles. Elle propose également de nombreuses actions d'animation sociale de proximité, dans une logique de solidarité locale et de soutien aux familles.
Dans le cadre de sa mission d'accueil des habitants, elle recrute en CDD (remplacement de congé maternité) un.e animateur-animatrice d'accueil, chargé.e des missions suivantes :
1 - Gestion de l'accueil physique, téléphonique et mail de la structure
2 - Participation aux taches de gestion administrative des actions de l'association : inscription, encaissement, facturation, gestion de caisse
3 - Contribution au développement de la politique d'accueil, de communication et d'animation de la structure.
Description des missions
I - Gestion de l'espace accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'association
- Donner une information fiable sur l'offre de service
- Gérer et suivre les flux d'appels (adhérents, intervenants, prestataires, bénévoles, institutionnels.)
- Centraliser les informations (utilisation des outils de recueils des infos, classeurs .)
- Prendre en note et transmettre les messages
- Informer les adhérents par mail ou téléphone de toutes modifications des activités
- Préparer son environnement de travail pour le rendre propice à l'accueil et contribuer à la fonctionnalité et à la convivialité de l'espace
- Mise à jour des affichages dans les espaces communs
- Gérer les conflits en cas de besoin
II - Gestion administrative
- Réceptionner le courrier, les plis et les colis, les ouvrir, les enregistrer et les transmettre aux destinataires
- S'approprier et utiliser le logiciel de gestion d'activité dans toutes ses fonctionnalités de l'inscription de l'adhérent à la facturation.
- Effectuer le suivi journaliser de caisse, en lien avec la responsable administrative.
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Faire l'inventaire et le contrôle des stocks
- Actualiser les fiches d'inscriptions et inscrire les adhérents aux activités sportives et culturelles, à l'accueil de loisirs, aux événements divers
III - Participation au développement de la politique d'accueil et de communication de l'ASEP
- Collaborer et participer à diverses manifestations de l'ASEP
- Apporter, en cas de besoin, une aide logistique au secteur « accueil de loisirs »
- Contribuer à la gestion de l'infrastructure (locaux, documentation, fournitures de bureau.)
- Veiller à la diffusion de l'information par affichage
Profil recherché
Expérience d'accueil
Grande aisance relationnelle
Bonne aisance dans l'usage des outils bureautiques
Bonne capacité d'organisation, de planification
Compétence en gestion administrative
Un engagement associatif sera un plus
Niveau BAC minimum
Conditions d'emploi
Statut : CDD de remplacement (congé maternité)
Durée : selon durée de l'absence - minimum 4 mois
Prise de poste au 1er décembre 2024
Contraintes horaires : 35 heures hebdomadaires, avec aménagement horaire selon la charge de travail des périodes - travail en soirée (jusque 19H30) une fois par semaine et un samedi matin par mois en moyenne.
Salaire : selon convention collective de la branche ECLAT
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1 - Gestion de l'accueil physique, téléphonique et mail de la structure
2 - Participation aux taches de gestion administrative des actions de l'association : inscription, encaissement, facturation, gestion de caisse
3 - Contribution au développement de la politique d'accueil, de communication et d'animation de la structure.
Description des missions
I - Gestion de l'espace accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'association
- Donner une information fiable sur l'offre de service
- Gérer et suivre les flux d'appels (adhérents, intervenants, prestataires, bénévoles, institutionnels.)
- Centraliser les informations (utilisation des outils de recueils des infos, classeurs .)
- Prendre en note et transmettre les messages
- Informer les adhérents par mail ou téléphone de toutes modifications des activités
- Préparer son environnement de travail pour le rendre propice à l'accueil et contribuer à la fonctionnalité et à la convivialité de l'espace
- Mise à jour des affichages dans les espaces communs
- Gérer les conflits en cas de besoin
II - Gestion administrative
- Réceptionner le courrier, les plis et les colis, les ouvrir, les enregistrer et les transmettre aux destinataires
- S'approprier et utiliser le logiciel de gestion d'activité dans toutes ses fonctionnalités de l'inscription de l'adhérent à la facturation.
- Effectuer le suivi journaliser de caisse, en lien avec la responsable administrative.
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Faire l'inventaire et le contrôle des stocks
- Actualiser les fiches d'inscriptions et inscrire les adhérents aux activités sportives et culturelles, à l'accueil de loisirs, aux événements divers
III - Participation au développement de la politique d'accueil et de communication de l'ASEP
- Collaborer et participer à diverses manifestations de l'ASEP
- Apporter, en cas de besoin, une aide logistique au secteur « accueil de loisirs »
- Contribuer à la gestion de l'infrastructure (locaux, documentation, fournitures de bureau.)
- Veiller à la diffusion de l'information par affichage
Profil recherché
Expérience d'accueil
Grande aisance relationnelle
Bonne aisance dans l'usage des outils bureautiques
Bonne capacité d'organisation, de planification
Compétence en gestion administrative
Un engagement associatif sera un plus
Niveau BAC minimum
Conditions d'emploi
Statut : CDD de remplacement (congé maternité)
Durée : selon durée de l'absence - minimum 4 mois
Prise de poste au 1er décembre 2024
Contraintes horaires : 35 heures hebdomadaires, avec aménagement horaire selon la charge de travail des périodes - travail en soirée (jusque 19H30) une fois par semaine et un samedi matin par mois en moyenne.
Salaire : selon convention collective de la branche ECLAT
