informations générales
Manosque
En lien avec le projet associatif et les orientations stratégiques de la structure, et dans le respect de la charte du réseau, vous animez et organisez l'espace d'accueil et d'information.
En ce sens, vous avez pour missions principales d'accueillir, écouter, recueillir les demandes, informer et orienter le public.
Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique du public :
Animer l'espace d'accueil, participer et/ou proposer des activités (cuisine, dessin)
Proposer une première écoute des besoins et demandes exprimées
Recueillir les informations nécessaires pour établir une première évaluation
Traiter les demandes en fonction du degré d'urgence
Accueillir le public en situation d'urgence et l'accompagner dans les premières démarches de mise à l'abri (accueil de jour)
Annoncer les RDV aux professionnels concernés
Faire patienter et contribuer au bien-être des publics
- Renseigner et/ou orienter les personnes
Proposer un rdv au sein de la structure et/ou orienter vers un partenaire extérieur (orientation simple ou contact téléphonique et prise de rdv avec la personne pour faciliter les démarches)
- Assurer l'accueil téléphonique
Proposer une première écoute des besoins et demandes exprimées
Recueillir les informations nécessaires pour établir un premier diagnostic
Filtrer les demandes en fonction du degré d'urgence
Gérer le standard (appels, appels manqués, messages, annonces répondeur.)
Prendre les messages et les transmettre aux professionnels de la structure
Rappeler les personnes si besoin
Assurer les tâches administratives et logistiques
- Assurer la gestion de la boîte mail
- Enregistrer les rdv sur l'outil informatique outlook
- Gérer l'agenda outlook des salariées et partenaires qui reçoivent du public
- Gérer le planning hebdomadaire des rdv et ateliers collectifs
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs type courriers, tableaux, maîtrise microsoft 360
- Actualiser l'affichage et les informations mises à la disposition du public
- Saisir les statistiques de la structure au niveau du premier accueil
- Gérer les réservations de salles et de matériels
- Gérer la logistique courante (achats et commandes de matériels et fournitures, pannes, imprévus...)
Participation à la vie associative
- Participer aux échanges de l'ensemble de l'équipe et aux réunions partenariales
- Participer aux évènements (assemblée générale, séminaires, journées spécifiques, etc.)
- Participer aux temps d'analyses de pratiques professionnelles
- Peut porter des missions spécifiques à la demande de la direction, de la responsable et du conseil d'administration
Qualités attendues:
Ecoute, disponibilité
Qualités relationnelles, communication
Discrétion et confidentialité (obligation de réserve sur l'ensemble des informations et documents traités)
Maîtrise de soi, discernement, distanciation
Sens de l'organisation, rigueur, autonomie
Aptitude au travail en équipe pluridisciplinaire
Dynamisme et implication dans le projet associatif
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireEn ce sens, vous avez pour missions principales d'accueillir, écouter, recueillir les demandes, informer et orienter le public.
Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique du public :
Animer l'espace d'accueil, participer et/ou proposer des activités (cuisine, dessin)
Proposer une première écoute des besoins et demandes exprimées
Recueillir les informations nécessaires pour établir une première évaluation
Traiter les demandes en fonction du degré d'urgence
Accueillir le public en situation d'urgence et l'accompagner dans les premières démarches de mise à l'abri (accueil de jour)
Annoncer les RDV aux professionnels concernés
Faire patienter et contribuer au bien-être des publics
- Renseigner et/ou orienter les personnes
Proposer un rdv au sein de la structure et/ou orienter vers un partenaire extérieur (orientation simple ou contact téléphonique et prise de rdv avec la personne pour faciliter les démarches)
- Assurer l'accueil téléphonique
Proposer une première écoute des besoins et demandes exprimées
Recueillir les informations nécessaires pour établir un premier diagnostic
Filtrer les demandes en fonction du degré d'urgence
Gérer le standard (appels, appels manqués, messages, annonces répondeur.)
Prendre les messages et les transmettre aux professionnels de la structure
Rappeler les personnes si besoin
Assurer les tâches administratives et logistiques
- Assurer la gestion de la boîte mail
- Enregistrer les rdv sur l'outil informatique outlook
- Gérer l'agenda outlook des salariées et partenaires qui reçoivent du public
- Gérer le planning hebdomadaire des rdv et ateliers collectifs
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs type courriers, tableaux, maîtrise microsoft 360
- Actualiser l'affichage et les informations mises à la disposition du public
- Saisir les statistiques de la structure au niveau du premier accueil
- Gérer les réservations de salles et de matériels
- Gérer la logistique courante (achats et commandes de matériels et fournitures, pannes, imprévus...)
Participation à la vie associative
- Participer aux échanges de l'ensemble de l'équipe et aux réunions partenariales
- Participer aux évènements (assemblée générale, séminaires, journées spécifiques, etc.)
- Participer aux temps d'analyses de pratiques professionnelles
- Peut porter des missions spécifiques à la demande de la direction, de la responsable et du conseil d'administration
Qualités attendues:
Ecoute, disponibilité
Qualités relationnelles, communication
Discrétion et confidentialité (obligation de réserve sur l'ensemble des informations et documents traités)
Maîtrise de soi, discernement, distanciation
Sens de l'organisation, rigueur, autonomie
Aptitude au travail en équipe pluridisciplinaire
Dynamisme et implication dans le projet associatif
