informations générales
Le poste se situe au service territorial éducatif de milieu ouvert de CAEN. Poste au sein du ministère de la justice/PJJ.
L'adjoint/e administratif/ve, chargé/e de fonctions administratives d'exécution, planifie et organise son travail dans le cadre d'instructions définies par la responsable d'unité éducative et la Directrice de service.
Secrétariat :
- Afficher les emplois du temps, les tableaux de permanence et de déplacements des personnels de l'équipe pluridisciplinaire, le planning d'utilisation des véhicules.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assure le suivi.
- Dactylographier, mettre en page les documents administratifs et comptes rendus de réunions, les transmettre aux services compétents et les classer au dossier (gestion des originaux et des copies).
- Organiser la documentation.
- Procéder à l'archivage des documents et dossiers.
- Participer aux réunions institutionnelles.
Auprès du public accueilli :
- Assurer l'accueil téléphonique des mineurs, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires et les orienter vers l'interlocuteur adéquat.
- Accueillir les mineurs et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément.
- Afficher l'information à destination des mineurs et des familles (charte des droits et liberté ).
- Renseigner l'application PARCOURS :
o Créer le dossier de prise en charge du mineur
o Saisir l'organisation des activités de jour mises en place dans l'unité éducative.
o Saisir le contenu de la décision judiciaire, les modifications de mesures en cours, clôturées.
o Accompagner les agents dans leurs tâches de saisie du suivi des prises en charge.
o Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du RUE et Directrice de service
Contribuer à la prise en charge des aspects logistiques de la gestion de l'unité :
- Suivre les achats et les livraisons.
- Saisir les demandes d'achat via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative « centre de coût ».
- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement.
- Le cas échéant, tenir la sous-régie sur proposition du RUE et du DS.
- Préparer les ordres de mission sur CHORUS DT et les autorisations de conduite des véhicules administratifs sur les imprimés type.
Participer à la gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines par la transmission de documents RH à la DIR après leur validation par le directeur de service ou le responsable de l'unité éducative :
- Demandes individuelles des agents.
- Compte rendus d'entretien professionnel des personnels de l'unité.
- Pièces relatives aux accidents de services.
- PV d'installation, pièces nécessaires à la prise en charge financière et états de service fait pour les D.J.F, les nuits, les astreintes.
Il est attendu des savoir être comme la discrétion professionnelle. Maitrise EXCEL, OPEN OFFICE ET WORD - Discretion professionnelle
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'adjoint/e administratif/ve, chargé/e de fonctions administratives d'exécution, planifie et organise son travail dans le cadre d'instructions définies par la responsable d'unité éducative et la Directrice de service.
Secrétariat :
- Afficher les emplois du temps, les tableaux de permanence et de déplacements des personnels de l'équipe pluridisciplinaire, le planning d'utilisation des véhicules.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assure le suivi.
- Dactylographier, mettre en page les documents administratifs et comptes rendus de réunions, les transmettre aux services compétents et les classer au dossier (gestion des originaux et des copies).
- Organiser la documentation.
- Procéder à l'archivage des documents et dossiers.
- Participer aux réunions institutionnelles.
Auprès du public accueilli :
- Assurer l'accueil téléphonique des mineurs, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires et les orienter vers l'interlocuteur adéquat.
- Accueillir les mineurs et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément.
- Afficher l'information à destination des mineurs et des familles (charte des droits et liberté ).
- Renseigner l'application PARCOURS :
o Créer le dossier de prise en charge du mineur
o Saisir l'organisation des activités de jour mises en place dans l'unité éducative.
o Saisir le contenu de la décision judiciaire, les modifications de mesures en cours, clôturées.
o Accompagner les agents dans leurs tâches de saisie du suivi des prises en charge.
o Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du RUE et Directrice de service
Contribuer à la prise en charge des aspects logistiques de la gestion de l'unité :
- Suivre les achats et les livraisons.
- Saisir les demandes d'achat via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative « centre de coût ».
- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement.
- Le cas échéant, tenir la sous-régie sur proposition du RUE et du DS.
- Préparer les ordres de mission sur CHORUS DT et les autorisations de conduite des véhicules administratifs sur les imprimés type.
Participer à la gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines par la transmission de documents RH à la DIR après leur validation par le directeur de service ou le responsable de l'unité éducative :
- Demandes individuelles des agents.
- Compte rendus d'entretien professionnel des personnels de l'unité.
- Pièces relatives aux accidents de services.
- PV d'installation, pièces nécessaires à la prise en charge financière et états de service fait pour les D.J.F, les nuits, les astreintes.
Il est attendu des savoir être comme la discrétion professionnelle. Maitrise EXCEL, OPEN OFFICE ET WORD - Discretion professionnelle
