Agent administratif / Agente administrative

Au sein du Département Universitaire d'Enseignement et de Formation en Orthophonie de la Faculté de Santé de Sorbonne Université.

Localisation : Site Pitié Salpêtrière - Bâtiment de Stomatologie
91-105 BD DE L HÔPITAL 75013 Paris

Mission : Secrétariat et Gestion administrative

Activités principales :
- Accueillir le public
- Gérer les stages : contrôle des conventions de stages, validations des stages, création des PV
- Gérer le planning L1-L2 de l'année en cours (changement de salles, d'horaires.) et élaboration des plannings de l'année N+1
- Gérer et suivre les commandes sous SIFAC : élaborer les bons de commandes, suivi des livraisons, suivi des besoins du département et contact avec les fournisseurs.
- Gérer l'ENT (Moodle) : mise en ligne et mises à jour
- Gérer et Valider les conventions de stage , plateforme stages L1-L2
- Gérer les sujets d'examen terminaux L1-L2: demandes des sujets, mise en forme et retour de tous les sujets à la scolarité
- Gestion des contrôles continus des L1-L2: Demandes des sujets, mise en forme, photocopies, réservations des salles, surveillance si nécessaire et saisie des notes sous Apogée
- Procéder à l'archivage des pièces administratives
- Réaliser tous les travaux de secrétariat
- Elaboration des plannings, participer à la journée des entretiens oraux et saisir les notes

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :
- Dépassements d'horaires en périodes chargées, notamment pendant les examens, concours.