Agent administratif / Agente administrative

Le Coordinateur Administratif et Financer H/F apporte son soutien en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs. Vous êtes donc amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des Coordinateurs et/ou du responsable du Site.

Vos missions :

- Reporting et gestion des fichiers de suivi des congés et d'absences des collaborateurs, des fichiers de formations et des autres outils relatifs à la gestion des effectifs.
- Assurer l'accès aux différentes interfaces RH pour l'équipe CBRE sur site, et suivre l'utilisation de ses outils.
- Veiller au respect des process d'On-boarding pour les nouveaux collaborateurs. Organisation des plannings d'arrivée et activation des accès aux outils, en amont de la prise de fonction.
- Assurer la collecte de données dans le cadre de reportings réguliers ou ponctuels (projets, activités courantes, actions spécifiques).
- Gestion de l'accès aux outils et plateformes pour les collaborateurs CBRE, ainsi que pour le client.
- Rédaction des devis et suivi du processus de validation (Webquote).
- Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande. Reporting d'activité à destination du responsable finance France.
- Intégration et suivi des factures sur la plateforme dédiée.
- Création des bons de commandes (PO) sur l'outil CBRE.
- Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions avec le client ou en interne
- (Occurrence des meetings : mensuel, hebdomadaire, et ponctuel).
- Préparation des présentations en fonction des projets supportés.
- Gestion des espaces de partage et de la documentation présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client
- Transmettre à l'équipe CBRE sur site les news, messages et challenges communiqués par CBRE GWS France.
- Communiquer au site toutes les nouveautés ou changements du compte au niveau France.
- Organiser les visites des collaborateurs du compte sur le site.
- Mettre en place des événements périodiques (fêtes de fin d'année, moments importants, etc.)
- Garantir le respect du process dans SI7, en suivant les directives du compte.
- Assurer un reporting quotidien et Hebdomadaire des tickets sur la plateforme.
- Gestion et suivi des feedbacks client sur les prestations délivrées. Identification des axes d'amélioration et mise en place d'actions correctives.
- Réaliser la clôture quotidienne des tickets pour les interventions réalisées.
- Suivi des plannings de livraison fournisseurs.
- Réaliser les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc.)
- Mettre en place et suivre les standards, processus HSE CBRE ainsi que celles du client du scope contrat ;
- Maintenir à jour les formations/habilitations HSE pour l'ensemble des collaborateurs de l'équipe CBRE sur site.
- Assurer une sensibilisation Sécurité à l'ensemble des prestataires et de l'équipe CBRE sur site.

Le profil recherché
Diplômé(e) d'un Bac +2/3, vous disposez d'une expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire.

Compétences requises :
- Solides connaissances informatiques : Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
- Capacité à raisonner avec méthode et à détecter une situation anormale
- Bonne rigueur
- Travail en équipe
- Capacité d'adaptation et proactivité
- Anglais requis
- Bonnes compétences en communication verbale/écrite
- Solides compétences interpersonnelles et orienté solution
- Sensibilité aux normes HSE
- Disponibilité. Organisation, autonomie et rigueur
- Gestion des priorités. Polyvalence
- Sens de l'analyse