Agent administratif / Agente administrative

Terre d'Émeraude Communauté recrute un(e) Agent administratif/tive pour le Secrétariat de Direction de Terre d'Émeraude Communauté.

MISSIONS DU POSTE :
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services et de l'Adjointe de la Directrice Générale des Services, l'agent administratif/tive assurera les tâches administratives et le Secrétariat de Direction pour permettre le bon fonctionnement administratif de la collectivité.

En binôme avec l'assistante administrative déjà en poste :
- Accueil téléphonique et physique des usagers,
- Accueil téléphonique et physique des élus,
- Réception, enregistrement, distribution et envoi du courrier,
- Mise en forme de courriers et mails divers,
- Gestion des courriels sur la boîte mail de la collectivité,
- Préparation et suivi des dossiers administratifs du secrétariat et de la Direction
- Gestion des plannings (du Président, de la DGS, des réunions, des salles de réunions, des véhicules de service, de la réservation de matériel.),
- Réception puis transmission aux services concernés des diverses informations et documents relatifs à la direction,
- Logistique de l'organisation des réunions (Bureau communautaire, Conseil communautaire, Conférence des Maires, COMEX, .) : envoi de l'ordre du jour et diffusion de comptes rendus, transmission de documents de travail.
- Participation à certaines réunions (Conseil communautaire, Conférence des Maires, .) : accueil des participants, prise de note.
- Transmission des actes administratifs en Préfecture et tenue des registres,
- Suivi et classement de conventions diverses
- Mise à jour de bases de données et des annuaires de la collectivité

COMPÉTENCES REQUISES :
Les « savoirs »
Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
Formation administrative
Techniques d'accueil et règles de communication

Les « savoir-faire »
Capacité de dialogue et pédagogie
Maitrise indispensable de l'orthographe
Maîtrise indispensable des outils bureautiques et des logiciels
Pack Office
Capacité à comprendre et répondre à une demande
Capacités rédactionnelles et de synthèse
Tableaux de bord de suivi
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Les « savoir-être » :
Priorités exigées :
Discrétion
Sens du service public
Autonomie, rigueur et esprit d'initiative
Sens de l'organisation

Compétences relationnelles :
Qualités relationnelles, contact aisé et adapté
Sens du travail en équipe
Écoute et ouverture d'esprit
Patience et bienveillance
Disponibilité

Compétences opérationnelles :
Polyvalence

LES RELATIONS INTERNES :
Le Président de la collectivité
La Directrice Générale des Services
Les Élu(e)s/Vice-Président(e)s
Les Maires et Délégués communautaires
L'Adjointe de la DGS
Les Responsables de service
Les agents de Terre d'Émeraude Communauté
Le service Ressources Humaines
L'Espace France Services

LES RELATIONS EXTERNES :
Usagers/habitants de TEC
Intervenants extérieurs (partenaires, .)

CONDITIONS DE TRAVAIL ET DE RÉMUNÉRATION :
Temps de travail hebdomadaire : 21h30
Durée : CDD de 1 an renouvelable
Lieu de travail : Orgelet (siège administratif)
Moyens à disposition : PC et logiciel
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire et, après 6 mois d'ancienneté, avantages sociaux et tickets restaurant

PROFIL DU POSTE :
Expérience sur un poste similaire serait un plus

CANDIDATURE :
Les candidatures (lettre de motivation manuscrite et CV détaillé) sont à adresser par messagerie électronique
Ou par courrier à Monsieur le Président - Terre d'Émeraude Communauté 4 Chemin du Quart - 39270 ORGELET