informations générales
Saint-Bonnet-en-Champsaur
MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services dont France Services
- Aider à la gestion du secrétariat et des moyens matériels de la collectivité
ACTIVITES/TACHES PRINCIPALES DU POSTE :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services dont France Services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Assurer un accueil de qualité calorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public et les partenaires vers les services ou organismes compétents ou la salle d'attente
- Prendre des rendez-vous pour les conseillers France Service et transmettre la liste des pièces à fournir selon la demande de l'usager
- Encourager les usagers à utiliser la borne de satisfaction
- Inscrire les usagers aux forums ou divers événements
Aider à la gestion du secrétariat et des moyens matériels de la collectivité :
- Gérer le courrier arrivée/départ (enregistrement, expédition.),
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles,
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs à la charge de l'agent,
- Afficher et diffuser l'information,
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Rédiger des courriers/documents administratifs
- Participer à l'élaboration de fiche de procédures administratives dans le cadre des fonctions d'accueil
RELATIONS DU POSTE
En interne :
- Directrice Générale des Services
- Ensemble des agents de la collectivité
- Contact ponctuel avec les élus
En externe :
- Contact direct et permanent avec le public
- Fournisseurs, associations, institutions et prestataires de services
COMPETENCES/APTITUDES
Savoirs
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics
- Connaître les techniques de rédaction administrative
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
- Recevoir et orienter les demandes
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon le caractère d'urgence ou la priorité
- Bonne maitrise du français (orthographie, grammaire.)
- Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques
Savoirs être
- Discrétion, secret professionnel et devoir de réserve
- Être à l'écoute
- Faire preuve de diplomatie - être le garant de l'image du service public
- Disponibilité
Savoir-faire
- Qualités relationnelles
- Capacité d'accueil et d'écoute
- Travail en équipe
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- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services dont France Services
- Aider à la gestion du secrétariat et des moyens matériels de la collectivité
ACTIVITES/TACHES PRINCIPALES DU POSTE :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services dont France Services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Assurer un accueil de qualité calorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public et les partenaires vers les services ou organismes compétents ou la salle d'attente
- Prendre des rendez-vous pour les conseillers France Service et transmettre la liste des pièces à fournir selon la demande de l'usager
- Encourager les usagers à utiliser la borne de satisfaction
- Inscrire les usagers aux forums ou divers événements
Aider à la gestion du secrétariat et des moyens matériels de la collectivité :
- Gérer le courrier arrivée/départ (enregistrement, expédition.),
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles,
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs à la charge de l'agent,
- Afficher et diffuser l'information,
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Rédiger des courriers/documents administratifs
- Participer à l'élaboration de fiche de procédures administratives dans le cadre des fonctions d'accueil
RELATIONS DU POSTE
En interne :
- Directrice Générale des Services
- Ensemble des agents de la collectivité
- Contact ponctuel avec les élus
En externe :
- Contact direct et permanent avec le public
- Fournisseurs, associations, institutions et prestataires de services
COMPETENCES/APTITUDES
Savoirs
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics
- Connaître les techniques de rédaction administrative
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
- Recevoir et orienter les demandes
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon le caractère d'urgence ou la priorité
- Bonne maitrise du français (orthographie, grammaire.)
- Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques
Savoirs être
- Discrétion, secret professionnel et devoir de réserve
- Être à l'écoute
- Faire preuve de diplomatie - être le garant de l'image du service public
- Disponibilité
Savoir-faire
- Qualités relationnelles
- Capacité d'accueil et d'écoute
- Travail en équipe
