Agent administratif / Agente administrative

Vos missions :

- Accueil des personnes physiques,
- Standard : prise des appels entrants et consultation des messages répondeurs / rediriger appels et les messages aux collaborateurs,
- Mails : lecture quotidienne de l'ensemble des boites mails y compris spams
- Réceptions diverses de colis, livraisons fournisseurs,
- Gestion stock café et commande
- Livraison de produits/matériels : vérification de la livraison vs BDC avant signature du bon de livraison
- Gestion du courrier entrant (ouverture et dispatching) et sortant (affranchissement)
- Dépose du courrier au dépôt de la poste l'après-midi si besoin,
- Mise à jour des documents sur les différentes plateformes (liste salariés, documents administratifs)
- Collecte des documents administratifs (KBIS, attestation URSSAF.) auprès des organismes pour mise à disposition et mise à jour des différentes plateformes de gestion des documents administratifs.
- Envoi des documents administratifs aux clients (demandes directes par email)
- Suivi de la flotte automobile :
- Commande de cartes carburant
- Prise RV révisions, réparations, contrôle technique.
- Gestion des sinistres de la déclaration à la clôture du dossier,
- Gestion des restitutions/nouveaux véhicules (annulation /création : dossier, assurance, carte carburant)
- Etablissement du constat si besoin,
- Commande de cartes grises,
- Gestion des infractions routières : paiement, dénonciation des avis de contraventions,
- Mise à jour du tableau des infractions routières
- Réservation stage de récupération des points (après validation LP)
- Suivi de la liste des conducteurs par véhicule
- Suivi de l'affectation des véhicules
- Gestion du matériel photocopieurs, machine à affranchir, plieuse (commande pièces, cartouche encre, panne...)
- Commande des fournitures administratives,
- Envoi des documents administratifs aux clients (demandes directes par email)
- Secrétariat courant (courriers divers - création de documents / excel / word) : BUC
- Suivi de la flotte ordinateurs :
- Suivi du stock / distribution du matériel contre signature de fiche attribut
- S'assurer de la présence d'un ordinateur de prêt


- Suivi de la flotte téléphones portables :
- Suivi du stock / distribution du matériel contre signature de fiche attribut
- Mise à jour de l'annuaire et diffusion interne

- Mise à jour sur le site Bouygues.fr pour facturation aux bonnes entités
- Commande de nouvelles lignes/Cartes SIM/Déblocage code PUK.
- Commande des cartes de visites des collaborateurs du groupe
- Vérification des permis 2/an des conducteurs du pole Buc
- Contrôle des livraisons sur Buc (adéquation entre BDC et livraison)
- Contrôle propreté et état des voitures 1/mois sur Buc avec prise de Kms (tous les conducteurs buc)
- Contrôle 2 passages /mois nettoyage tapis entrée logoté ecoclean
- Tenue et mise à jour des effectifs structures pour siège et chaque agence (nom, coordonnées...) avec diffusion à toute la structure
- Gestion des clés du siège
- Centralisation des achats bureautiques pour tous les sites Mise à jour des noms et fonctions sur chaque porte du siège
- Administratif formation