Agent administratif / Agente administrative

Affecté au sein du service de scolarité de l'OSUC (Observatoire des Sciences de l'Univers en région Centre-Val de Loire), vous êtes chargé, en lien avec différents services, d'assurer la gestion et le suivi des emplois du temps dans le respect des maquettes d'enseignement. Vous avez également en charge une partie des opérations de gestion en scolarité, vous participez à tous les travaux préparatoires concernant les paiements des vacataires et des heures complémentaires et vous contribuez à la gestion des différentes campagnes d'admissions.

Rattaché hiérarchiquement au responsable du service « Scolarité - ADE - Gestion des services d'enseignement » de l'OSUC, vos activités se répartissent de la manière suivante :

En gestion des emplois du temps :
- Elaborer et mettre à jour les ressources nécessaires (enseignants, étudiants, parcours..) au paramétrage de l'application ADE,
- Recueillir auprès des enseignants les documents (fiches modules, tableaux semestriels..) destinés à l'élaboration des emplois du temps,
- Saisir les plannings des salles et les emplois du temps des formations dispensées à l'OSUC dans cette même application et effectuer quotidiennement les mises à jour,
- Opérer aux vérifications nécessaires afin de fiabiliser la base et effectuer les contrôles de cohérence imposés par rapport aux maquettes d'enseignement et aux effectifs étudiant.
En suivi et gestion des services d'enseignement :
- Constituer et instruire les dossiers de recrutement des vacataires d'enseignement,
- Vérifier les conditions de validité pour l'emploi de ces personnels,
- Vérifier les pièces justificatives de ces agents dans l'applications SAGHE,
- Contrôler les données relatives aux services importées dans SAGHE et opérer aux corrections nécessaires ainsi qu'aux saisies complémentaires,
- Traiter les dossiers vacataires rémunérés par la composante,
- Collaborer à la fiabilisation des données pour le suivi des services d'enseignement et le paiement des vacations.
En gestion de scolarité :
- Accueillir et informer les étudiants,
- Assurer les inscriptions pédagogiques et gestion des groupes dans Apogée,
- Etablir des tableaux de suivi des inscriptions pédagogiques à destination des enseignants,
- Participer aux différentes campagnes d'admissions sur e-candidat et Etudes en France,
- Participer au suivi administratif des étudiants tout au long de l'année,
- Participer à la modélisation des maquettes et règle de calcul,
- Traiter et répondre aux diverses demandes de recours émanant des étudiants,
- Assurer le suivi des demandes de Validations d'Acquis,
- Etablir les calendriers d'examens, envoyer les convocations aux étudiants,
- Editer les cartes Atout Centre pour les nouveaux étudiants (environ 50 cartes),
- Créer les trombinoscopes des nouveaux étudiants à destination des enseignants.
Activités transversales :
- Répondre aux sollicitations téléphoniques et aux diverses messageries du service,
- Apporter son concours à diverses opérations de gestion collective relevant du service de scolarité (participation aux journées portes ouvertes),
- Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine la scolarité.

SPECIFICITES

L'activité du service est soumise :
- au calendrier universitaire général,
- au calendrier pédagogique propre à la composante Le poste implique une disponibilité particulière notamment à l'occasion de la saisie des emplois du temps et lors des campagnes d'admission et d'inscriptions.

UTILISATION DE LOGICIELS (au quotidien) : ADE - APOGEE - SIHAM - SAGHE- ACTUL- BUSINESS OBJECT. Le profil du poste étant très polyvalent en raison de la taille de la structure, il nécessite de maitriser les 5 logiciels.