Agent administratif / Agente administrative

MISSIONS DU VACATAIRE
Assister la cellule informatique de proximité dans l'organisation quotidienne du travail du service informatique et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance administrative et technique.

MISSIONS
ACTIVITES GENERALES DE SOUTIEN A LA CIP
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion de la messagerie
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits (compte rendu de réunion, tableaux Excel.)
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées

SUIVI SPECIFIQUE DE L'ACTIVITE DE LA CIP
- Suivre l'activité de la boite mail CLI
- S'assurer que toutes les demandes d'intervention sont bien prises en charge par les TIP
- S'assurer que toutes les diffusions générales soient transmises bien aux utilisateurs par les TIP
- S'assurer que des réponses soient apportées aux sollicitations du SAR
- Envoyer mensuellement le tableau de suivi de l'activité des TIP aux RGI du SAR avec copie chef de service de la juridiction
Plus précisément :
MISSION DE GESTION DU PARC INFORMATIQUE

- Assurer un suivi des commandes réalisées par le SAR ou la juridiction
- Classer les bons de livraison, les enregistrer et établir les services faits
- Enregistrer le matériel informatique réceptionné par la CIP dans le logiciel de gestion du parc EASY VISTA ainsi que le matériel réformé
- Assurer un suivi du matériel en entrée comme en sortie sur EXCEL
- Participer aux états des lieux de la localisation des matériels informatiques de toutes natures
- Participer à l'établissement des PV d'enlèvement et de destruction du matériel informatique

MISSION DE SUIVI DU STOCK DU MATERIEL INFORMATIQUE CIP MARSEILLE
- Préparer et faire signer les PV de remise, les fournir au bénéficiaire, les classer (papier et dématérialisés) une fois signés, les scanner et les enregistrer sur le réseau
- Organiser le suivi du stock du matériel réceptionné à la cellule


MISSION EN LIEN AVEC LA FORMATION INFORMATIQUE
- Accueillir les formateurs de la salle de formation du TJ de Marseille
- En lien avec le SAR, réceptionner la feuiller de présence et la transmettre au SAR une fois la formation terminée

MISSION EN LIEN AVEC L'ACTIVITE INFORMATIQUE de SUPPORT de la CIP
- Assurer les premières vérifications avec les utilisateurs en cas de panne informatique
- Etablir si nécessaire un ticket sur TID

AINSI QUE TOUTES MISSIONS NECESSAIRES AU BON FONCTIONNEMENT DU SERVICE.

COMPETENCES REQUISES

Savoir-faire
- Diffuser une information, une publication
- Mettre en forme un document, un tableau
- Savoir-faire un suivi de dossier
- Prioriser les activités
- Compétence rédactionnelle
Savoir être
- Faire preuve de discrétion
- Respect du devoir de réserve
- Être réactif et disponible
- Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines et du travail en équipe
Connaissances
- Bureautique et outils collaboratifs
- Classement, archivage
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Techniques de secrétariat
- Appétence et expérience dans le domaine informatique